A deep.erp egy magyar fejlesztésű, középvállalatoknak szánt komplex vállalatirányítási rendszer. A fejlesztő cég több mint 25 éves ügyviteli piaci múltja garantálja a rendszer naprakész törvényi megfelelését. A deep.erp kezelőfelület a Microsoft sztenderdjeit követi, így aki a Microsoft Office termékeit rutinszerűen használja, az a deep.erp rendszert is könnyedén fogja elsajátítani.

A rendszer moduláris felépítésű. A modul palettán a kereskedelmi modul, a készletgazdálkodás, a főkönyv és pénzügy, tárgyi eszköz nyilvántartás is megtalálható. A deep.erp hatékonyan igazodik az ügyfelek igényeihez és méretéhez.

Az adatfeldolgozási logikában a klasszikus számviteli modellt követi: a felhasználók feladata a bizonylatok rögzítése, a rendszer pedig gondoskodik arról, hogy a bizonylatok a megfelelő analitikákba eljussanak (ÁFA analitika, készlet analitika, főkönyvi analitika, követelések és kötelezettségek).

A vállalatok egyre növekvő adatelemzési igényeire a deep.erp egy 20 dimenzióból álló, részben automatizált és részben manuális rögzítésű dimenzió rendszerrel ad hatékony megoldást.

A rendszer kezelőfelülete többnyelvű. A magyar mellett jelenleg az angol nyelv választható. A nyelv megváltoztatásával a rendszer riportjai és jelentései is automatikusan nyelvet váltanak.

A rendszer mögötti korszerű technológia biztosítja, hogy a bevezetés során a felhasználók testreszabási igényeit hatékonyan, paraméterezéssel lehessen megvalósítani, ezzel is minimalizálva a bevezetések kockázatát (és nem utolsó sorban a költségeit).

Értékesítés

Az értékesítési modullal hatékonyan kezelhetjük a vevőinkkel kötött üzletek lebonyolítását az ajánlatadástól a rendelésen keresztül az áru átadást támogató szállítólevelekig, majd az egész folyamatot záró számlázásig. Az egyes bizonylatok közötti üzleti folyamat előrehaladását tételesen regisztrálja a rendszer, így bármikor naprakész képet kaphatunk, hogy az egyes üzleteinket hogyan vittük sikerre, mitől voltak hatékonyak.

A rendszer minden lépésnél támogatja a korrekciós lehetőségeket, hogy a mindennapi életben előforduló anomáliákat minél gyorsabban és könnyedebben kezelhessük. Tetszőlegesen módosíthatjuk az ajánlatokat és rendeléseket, visszáruzhatjuk a szállítóleveleket. Az üzletek előzetes „biztosítására” előleg számlát állíthatunk ki, amit a végszámlákra kapcsolhatunk. A számlázás nagyobb hibáit sztornózással, a kisebbeket érték- vagy mennyiségi helyesbítéssel is (a számviteli szabályozásnak megfelelően) javíthatjuk.

A deep.erp mind az árazás, mind pedig a kedvezmények területén rugalmas megoldást biztosít, hogy a leghatékonyabb ár- és kedvezménymegállapodást köthessük meg a vevőnkkel.

Videó

Beszerzés

A beszerzési modul alkalmazásával a beszállítónkkal folytatott tevékenységeket követhetjük nyomon. A szállítói kapcsolattartás a vevői folyamathoz hasonlóan történik. Ajánlatkéréseket és szállítói rendeléseket kezelhetünk a rendszerben, az áruk beérkezéseit szállítóleveken keresztül követjük nyomon. A folyamat zárásaként a szállítói számlákat regisztrálhatjuk a rendszerben.

A szállítói oldali ár- és kedvezményrendszerében rögzíthetjük a szállítói ár megállapodást, ami hatékony kontrollt biztosít a napi munka során, hogy az árukat valóban a megrendelt áron szállítsák le a szállítóink.

A hibás tételek korrekcióját az értékesítési oldalhoz hasonlóan többféle korrekciós lépéssel is biztosítja a rendszer.

Készlet- és raktárgazdálkodás

A készlet- és raktárgazdálkodás alkalmazásával a készleteink alakulását követhetjük nyomon. A készlet modul szoros kapcsolatban dolgozik együtt az értékesítési és beszerzési alrendszerrel, így biztosítva, hogy az eladási ajánlatainknak és rendeléseinknek stabil készletfedezete legyen. Az árukészleteinket igény esetén akár tárhelyekre osztott raktárakban is kezelhetjük.

A deep.erp hatékonyan birkózik meg nagy értékű gyári számmal ellátott készletek kezelésével vagy akár a lejárati dátumos (adagszámos) termékek nyomonkövetési elvárásaival is. A gyári szám és adagszámok mozgásait teljeskörűen rögzíti a rendszer, így bármikor lekérhető, hogy egy adott gyári számmal vagy adagszámmal mi történt a vállalatunknál.

A készletekre a rendszer költségfelosztás moduljában lehet külön számlázott költségeket (vám, fuvarköltség stb) ráosztani.

A vevői bizományos kezelésre egy speciális megoldást tartalmaz a rendszer, aminek alkalmazásával egyszerűen kezelhetővé válik a bizományos készletek kiszolgálása. A készletgazdálkodási rendszer bizonylatain keresztül kezeljük a nyitókészleteket, hiányokat, többleteket és belső felhasználásokat. Mindegyik készletmozgás jól illeszkedik a rendszer szigorú sorszámozású bizonylatolási elvébe. A raktárak közötti áru átszállításokat raktárközi mozgatási bizonylatok biztosítják, amelyeket raktárközi rendelésekkel hangolhatunk finomra.

A rendszer 3. generációs készletértékelő motorja gondoskodik a készletértékek precíz nyilvántartásáról és a naprakész haszoninformációkról is, ami elengedhetetlen a mai felgyorsult üzleti világban. A kereskedelmi és készletgazdálkodási rendszer kimutatásai egyenként ellenőrzött és szerkesztett célirányos kimutatások, amelyeket nyomtathatunk is, illetve jó néhány szabványos elektronikus formátumba is exportálhatjuk. Minden egyes kimutatás elkészítésekor szinte az összes rögzített adatra adhatunk meg szűkítési feltételt, így valóban csak a szükséges adatok jelennek meg a kimutatásban.

MRP

A készletgazdálkodási modul MRP (anyag szükséglet tervezés) funkcionalitása hatékony segítséget nyújt az árubeszerzések automatizált tervezésében. Az MRP elvégzi mindazokat a számításokat, amelyeket a készlet beszerző munkatársak is végig gondolnak és elvégeznek egy beszerzési rendelés összeállítása során. Mindezt nagy adatmennyiségekre is gyorsan és hatékonyan hajtja végre. Az MRP modul automatikusan összeállítja a szükséges beszerzési rendeléseket. Figyelembe veszi az aktuális készlet szintet, a foglalásokat, vevői rendeléseket, értékesítési előrejelzéseket és a várható áru érkezéseket (szállítói rendelés) is.

Az MRP futtatása történhet Általános módon, vagy a Rendelésre rendelés generálással (Vevői rendelés tétel –> Szállítói rendelés tétel / Termelési rendelés kapcsolattal) is. A rendszer biztosítja a vevői rendelésekben történt esetleges módosítások nyomán szükségessé váló beszerzési rendelések módosítását is. Amennyiben a rendszer termelési modulját is használjuk, az MRP a termelésekhez szükséges alapanyag igényeket is kiszámítja.

A deep.erp pénzügyi rendszere naprakész információkat nyújt a vállalat pénzügyi nyilvántartási területén, lefedve a vállalat összes pénzügyi folyamatát. A modulban nyilvántarthatjuk az analitikus számláinkat, a banki kivonatokat és a pénztári bizonylatokat.

A bizonylatok vevőkkel és szállítókkal kapcsolatos tételei automatikusan bekerülnek a követelés és kötelezettség nyilvántartásba is. A követelés és kötelezettség analitikában nem csak a pénzügyben rögzített tételeket láthatjuk, hanem a kereskedelmi rendszerben kiállított vevői számlák és a rögzített beszállítói számlák is automatikusan megjelennek a számla kiállítását követően.

A számlák és kifizetések a rendszer komplex automatikus pontozási szabályai alapján automatikusan összekapcsolódnak. Amennyiben ez bármi ok miatt nem történik meg, a manuális pontozás biztosítja a felhasználók számára a korrekciós lehetőséget.

A rendszer fejlesztése során felhasználtuk a több mint 25 éves fejlesztői és tanácsadói tapasztalatainkat, melynek eredményeképp az üzleti életben előforduló anomáliák szinte mindegyikére beépített válaszokat ad az ERP rendszer. A pontatlan teljesítéseket kerekítési különbözet elszámolásával zárhatjuk. A devizaárfolyam különbözetekre is célirányos korrekciók állnak a rendelkezésünkre. A korrekciók a legtöbb esetben automatikusan elkészülnek az előre beállított szabályok és határértékek figyelembe vételével.

A devizás banki kiadások rögzítésénél a rendszer automatikusan számítja az árfolyamot FIFO, vagy átlagár elven, ezzel is gyorsítva és egyszerűsítve a rendszer használatát. A pénzügyi rendszer kimutatásai egyenként ellenőrzött és szerkesztett célirányos kimutatások, amelyeket nyomtathatunk is, illetve jó néhány szabványos elektronikus formátumba is exportálhatjuk. Minden egyes kimutatás elkészítésekor szinte az összes rögzített adatra adhatunk meg szűkítési feltételt, így valóban csak a szükséges adatok jelennek meg a kimutatásban.

Főkönyvi analitika

A deep.erp rendszer moduljai - a pénzügy, kereskedelem, tárgyi eszköz modulok mindegyike - a főkönyvi analitikákba helyezi el az ott nyilvántartott bizonylatok lenyomatait, így a főkönyv és áfa analitika minden pillanatban naprakész és egységes képet ad a vállalat helyzetéről. Az analitikus modell alkalmazásával az adatokat elég egyszer rögzíteni a rendszerben, és azok automatikusan a helyükre találnak az analitikákban. A rendszer „könyvelt tétel lefúró” funkciójának alkalmazásával megszűnnek az időrabló adategyeztetési tevékenységek, a felhasználók a valós napi munkájukra koncentrálhatnak.

A rendszer szabadon paraméterezhető elhatárolás funkcióval rendelkezik. Megoldható a számlán szereplő elhatárolandó tételek könyvelése a számla könyvelésével egyidőben, illetve az az eset is, ha még nem érkezett meg a számla, de tudjuk, hogy a tétel számlázásra fog kerülni. Az se okozhat gondot, ha banki, vagy pénztári bizonylatokon szerepelnek elhatárolandó tételek.

Videó

Vegyes főkönyvi bizonylatok

A vegyes főkönyvi bizonylatokon keresztül finomhangolhatjuk a rendszer számviteli adatait. Itt kapnak helyet a bérfeladási bizonylatok, a vegyes átkönyvelések és a különböző elhatárolások is. A vegyes főkönyvi bizonylatok, akárcsak az analitikus modulok bizonylatai igazi, sorszámmal és gépi iktatószámmal ellátott bizonylatok, amivel a rendszer tételes bizonylati alátámasztása teljes körűen biztosítható. A főkönyvi modulban az időigényes nyitási és zárási tevékenységet célirányos, részben automatizált folyamatok támogatják.

A főkönyvi rendszer kimutatásai egyenként ellenőrzött és szerkesztett célirányos kimutatások, amelyeket nyomtathatunk is, illetve jó néhány szabványos elektronikus formátumba is exportálhatjuk. Minden egyes kimutatás elkészítésekor szinte az összes rögzített adatra adhatunk meg szűkítési feltételt így valóban csak a szükséges adatok jelennek meg a kimutatásban.

A Házipénztár használatával a szigorú számadású bevételi és kiadási pénztárbizonylat-tömböket válthatjuk ki, amivel mindig naprakész és pontos képet kap házipénztára egyenlegéről.

A deep.erp beépített „hibafigyelő” automatizmusai őrködnek a felhasználó felett és figyelmeztetik a tipikus beviteli hibákra (visszadatálás, negatív egyenleg). Valutapénztár esetén a valuta kiadások értékeit a beépített „Valuta FIFO, vagy átlagár számítási motor” támogatja, így további nyilvántartások vezetésére a valutapénztárak esetén sincs szükség. A pénztári modul a dolgozóknak kiadott összegek tételes nyilvántartását és elszámolását is biztosítja. A pénztárak nyitási és zárási folyamatait a rendszer címletezési funkciója teszi könnyebbé. A beépített kimutatások sokoldalúan támogatják a felhasználók adatigényeit.

A deep.erp Tárgyi eszköz modulja a tárgyi eszközök és immateriális javak teljes körű mennyiségi és érték nyilvántartását biztosítja. Eszközönként négy értékcsökkenési módszert vezet a rendszer. A kötelező számviteli és adótörvény szerinti módszereken túlmenően további két opcionális módszer szerint is nyomon lehet követni az eszközök életciklusát. Lineáris értékcsökkenési módszer esetén a rendszer automatikusan kalkulálja a terv szerinti értékcsökkenéseket.

Paraméterezéssel beállítható, hogy a tárgyi eszköz analitika és a hozzá tartozó főkönyvi számlák egyenlege soha ne térhessen el egymástól. A beruházásnyilvántartás a főkönyvvel szoros kapcsolatban áll, így biztosítva, hogy a számviteli módszer szerint azokat a tételeket aktiváljuk, amik valóban meg is jelentek a vállalat erp rendszerében. Az értékesítés hasonlóan működik, mint a beruházás. Bárhol, a rendszerben a tárgyi eszköz értékesítés főkönyvi számlára történő könyvelés automatikusan megjelenik a tárgyi eszköz modul megfelelő részében. Az adótörvény szerinti módszer esetén a fejlesztési tartalékok kezelésére is komplex megoldást biztosít a tárgyi eszköz modul. Az időszaki értékcsökkenési elszámolásokat, illetve a nyitásokat tömegesen is el lehet végezni, ami jelentősen csökkenti az eszköz gazdálkodással foglalkozó felhasználók terhelését. A tárgyi eszköz eseményeket több módszer szerint egy időben is el lehet végezni.

A tárgyi eszköz rendszer kimutatásai egyenként ellenőrzött és szerkesztett célirányos kimutatások, amelyeket nyomtathatunk is, illetve jó néhány szabványos elektronikus formátumba exportálhatjuk. Minden egyes kimutatás elkészítésekor szinte az összes rögzített adatra adhatunk meg szűkítési feltételt így valóban csak a szükséges adatok jelennek meg a kimutatásban.

A rendszer kezeli a tárgyi eszközök átsorolását mind a tárgyi eszköz kategóriák között, mind a készlet-tárgyi eszköz csoportok között is.
A több darabos tárgyi eszközök fellelési helyei is nyilvántarthatók.
A tárgyi eszköz leltár lebonyolítására is támogatást ad a program a hiányok / többletek miatti tárgyi eszköz események automatikus legenerálási lehetőségével.

• Excel elemzések
  A rendszerből deep függvények használatával készíthetők a felhasználó által kívánt formátumban Excel elemzések.
• Tervező modul
  A rendszer tervező moduljában rögzíthetők a társaság terv, és estimated adatai. A tény adatok a könyvelésből automatikusan kerülnek át a tervező modulba.
• Általános XLS/XML alapú interfész
  A rendszer összes törzsadatára és tranzakciójára vonatkozó strukturált export funkció. 
  Importáláskor a beolvasott adatok teljeskörű rendszer ellenőrzése megvalósul.
• Dimenziók kezelése
  10 bizonylatfej, 10 bizonylatsor dimenzió. Dimenzió kombinációk kezelése. Dimenzió ellenőrzési szabályrendszer beállítható.
• deep.worksheets
  65 (Alap és M-es lapok) és A60 (EU-n belül történő kereskedelmi részletező bevallás)

Az ügyfélkapcsolat-kezelés CRM (Customer Relationship Management) fogalma egy cég saját partnerei felé irányuló folyamatainak leírására vonatkozik. A modul célja, hogy ezeket a folyamatokat támogassa, illetve a jelenlegi és potenciális ügyfelekkel kapcsolatos információkat tárolja. A CRM folyamatok köre magában foglal minden olyan folyamatot, amely valamilyen formában köthető az ügyfelekkel való együttműködéshez, a meglévő ügyfelek kiszolgálásához, a nekik történő újraértékesítéshez, vagy a potenciális ügyfelek megkereséséhez.

Rögzíthetők és minősíthetők az érdeklődők a releváns adataikkal (kapcsolattartó, iparág, elérési adatok, mi iránt érdeklődik), akiket saját kollégáinkhoz, mint felelősökhöz rendelhetünk. Nyilvántartható az érdeklődő látókörünkbe kerülésének forrása.

Az érdeklődőkből CRM partnerek lehetnek, akikkel kapcsolatban forintosítva és valószínűsíthetően meghatározhatók az üzleti lehetőségek.

A partnerekkel kapcsolatos kapcsolatfelvételi, egyeztetési, tárgyalási események betervezhetők, nyilvántarthatók és nyomon követhetők a rendszerből akár naptár nézetben is.

Az Eset funkció segítségével bejelentéseket lehet rögzíteni, amivel terméktámogatási, reklamációs és egyéb folyamatok kezelhetők.

A modullal a szervizelést végző cégek karbantartási, javítási folyamatai kezelhetők.

Rögzíthetők a szervizelendő berendezések (szerviz cikkek), amelyeknek különböző időszakonként elvégzendő karbantartására szerződéseket vehetünk fel.

Az elvégzendő feladatokra szerviz rendelések hozhatók létre, amelyek tartalmazzák a konkrét munkalapokat.

A javítást követően elszámolás készíthető, ami alapján az anyagfelhasználásra vevői szállítólevél generálható. Ez a kereskedelem modulban csökkenti a készletet. A szervizelés alapján vevői számla hozható létre.

Ad-hoc felmerülő szervizelési feladatok is kezelhetők a rendszerben. Ilyenkor a szerviz rendelés felvételét megelőzően szerviz ajánlatot is használhatunk a folyamatban.

Nyilvántarthatunk csere cikkeket, kezeljük az eltérő partnert és számlázási partnert, valamint kifinomult garanciakezelést biztosítunk.

A munkalap sorok tartalmazhatnak Saját anyagot, Hozott anyagot, amit a megrendelő biztosít, Szolgáltatást, Munkát és Erőforrást is. A munkalapokra előre összeállított szerviz csomagok alapján is vehetünk fel szolgáltatás és anyag sorokat. Mérőórák szervizelésekor mérőállást is nyilvántarthatunk.

Törzsesítve kezelhetjük a tüneteket, hibákat megoldásokat, valamint a szerviz területeket. A rendelések kezelésére státuszokat definiálhatunk, így a saját igények szerint építhetők fel a folyamatok. A szerviz rendelések alapján projektek generálhatók, amelyekre történt szállítói rendelések követhetők a szerviz rendelésben is.

A rögzített alapanyag igények alapján egyszerűen felvehetők a beszerzési rendelések, amelyek beérkezése után majd megtörténik az alapanyag felhasználás a munkalapokon.

A rendszer MRP (anyagszükséglet tervezés) számítási algoritmusa automatikusan tud számolni a felmerült alapanyag igényekkel. A kiszerelt anyagokat is egyszerűen nyilvántarthatjuk és készletre vehetjük.

A modul a projektek lebonyolításának megtervezésére és előrehaladásának a követésére szolgál. Vizuálisan Gantt diagramon jeleníti meg a projekt feladatait és támogatja a feladatok elvégzésének a tervezését, módosítását.

A projekt elemi feladatokra és mérföldkövekre bontható. Részletesen megadhatók a feladatok egymástól való függési viszonyai, így meghatározható, hogy mely feladat(ok) elvégzése után kezdődhet meg egy másik feladat végrehajtása. Rögzíthetők az anyagtervek, megjeleníthetők az anyag tény tranzakciók, amelyről részletes statisztikához jutunk. Az anyagon kívüli egyéb költségelemeket, továbbá az árbevételeket is megtervezhetjük és követhetjük a projekt műszaki készültségét.

Rögzíthetjük a kapcsolódó (vevői / alvállalkozói) szerződéseket, amelyek alapján teljesülési szabályokhoz kötötten számlákat generálhatunk a jóváhagyott elszámolások alapján.

A rendszer MRP (anyagszükséglet tervezés) számítási algoritmusa automatikusan tud számolni a felmerült alapanyag igényekkel.

A projekt megvalósításához szükséges erőforrások (személy / gép), képességek/képzettségek is kezelhetők a rendszerben.

A GDPR modul (General Data Protection Regulation - Általános Adatvédelmi Rendelet) az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 rendelet elvárásainak megfelelve a deep rendszerben rögzített magánszemélyek személyes adatainak elfeledtetését támogatja.

Az elfeledtetés a program struktúrája és logikai felépítése miatt logikai törlést jelent. Az elfeledtetés (anonimizálás) oly módon változtatja meg az elfeledtetni kívánt CRM/ Érdeklődő, Partner, Kapcsolattartó, az ERP/ Vevő, Szállító, Partner kapcsolattartó valamint a Felhasználó személyes adatait, hogy az a jelenleg ismert technológiai szinten nem állítható vissza. Ez azt is jelenti, hogy a tévedésből elfeledtetett adat nem reprodukáltatható a rendszer segítségével.

A modul nem helyettesíti az egyes szervezetek személyes adatokra vonatkozó adatnyilvántartási és adatkezelési kötelezettségét, ez minden esetben a felhasználó feladatkörébe tartozik.

A modul az eszközök fizikai helyének és az eszközt használó személynek a nyilvántartására és a változások követésére szolgál.

A készletnyilvántartás analógiájára eszköznyilvántartásként képzelhetjük el.

Eszközeinket a modulban létrehozott raktáraink és a modulban létrehozott felhasználóink között mozgathatjuk, valamint a szervizbe vitelt követhetjük benne. Az eszközökről eldönthetjük, hogy a saját tárgyi eszközeink-e, és ha igen, akkor a modulba felvett eszköz automatikusan bekerül a Tárgyi eszköz modul „Eszköz – tárgyi eszköz értesítés” funkciójába, ahonnan egyszerűen a már felvitt adatokat átemelve tudunk tárgyi eszközt létrehozni belőle.

Az eszközökhöz tulajdonságokat és ahhoz választható értékeket tudunk definiálni és beállítani, így az eszközök fizikai paraméterei is nyilvántarthatók.

Az eszközökhöz aleszközöket is rendelhetünk és ezeket akár együtt is tudjuk mozgatni a rendszerrel. Az eszközökön történt módosításokat részletes naplózás alapján visszamenőlegesen is áttekinthetjük.

A deep.erp termelésirányítási modulja a termelési folyamatok kezelését támogatja hatékonyan.

Előre összeállíthatjuk a késztermékek gyártásához alkalmazott darabjegyzékeket. A vevői rendelések, vagy készletszint feltöltések kiszolgálását a termelt cikkek esetében a termelési rendelések biztosítják. A termelési rendeléseken az elméleti darabjegyzékektől igény szerint el is térhetünk, amit a rendszer hatékonyan tart kontroll alatt.

A komplex termelési folyamatból a deep.erp rendszer a termelési készre jelentésekben nyújt hatékony segítséget. Választhatunk kézi modellt is, amikor az alapanyag fogyásokat és a késztermék / melléktermék készre jelentéseket is manuálisan adjuk meg. A termelési modul lehetőséget biztosít az alapanyagok több szintű automatizált elszámolására is.

A termelt készletek értékét a rendszer készletértékelő motorja maximális pontossággal követi. A termelt készletek értékébe az alapanyagok költségei mellett a termelési folyamat során végrehajtott műveletek (erőforrások) költségeit figyelembe veszi és ezek változásait is követi a termelési ciklusok zárását követően.

A vállalatoknál a dokumentumok kezelése, az iktatás, jóváhagyás, archiválás, nyilvántartás tipikusan az M-Files rendszerre szabott feladat. Az erp és a dokumentumkezelő rendszerek folyamatai között a vállalatok napi életében nagyon sok a kapcsolati pont. A két rendszer integrációjának hiányában a felhasználók rengeteg dupla adatrögzítést kénytelenek elvégezni.

A fenti probléma feloldására a deep.erp és az M-Files között egy paraméterezhető, kétirányú, automatikusan működő interfészt építettünk ki. A két rendszer között az ügyfelek egyedi igényeit is figyelembe véve alakítjuk ki a kapcsolódási pontokat. Végeredményként a felhasználók az adatokat csak egy helyen kell, hogy rögzítsék, majd ezt követően az információk úgy vándorolnak az erp és a dokumentumkezelő rendszerek között, mintha az egy nagy integrált rendszer lenne.