Telepített vagy felhőalapú ERP?

Hogyan hozz tudatos döntést, nem csak „divat” alapján?

Az elmúlt években a „felhő” az ERP piacon is varázsszóvá vált. Sok cégvezető ma már úgy érkezik egy beszélgetésre, hogy: „Felhős rendszert szeretnék, webes felülettel.”

A kérdés viszont nem az, hogy a felhő jó-e vagy rossz, hanem az, hogy a céged folyamataihoz, méretéhez, kockázatvállalásához és költségkeretéhez mi illik jobban: egy telepített / hostolt rendszer vagy egy valódi cloud (SaaS) ERP?

Ebben a cikkben szeretnénk tisztázni a fogalmakat, bemutatni az előnyöket, hátrányokat, kockázatokat és segíteni abban, hogy tudatos döntést hozhass - ne csak trend alapján.

1. Először tisztázzuk mi micsoda? - Cloud, webes, telepített, „felhősített”

Az egyik legnagyobb zavar ott kezdődik, hogy a fogalmak összemosódnak:

• „Webes = felhős”
• „Távoli asztal = cloud”
• „Fent van valahol egy szerveren = biztos cloud”

Pedig ezek nem ugyanazok.

Telepített (on-premise) ERP

• A szerver a vállalatodnál fut saját szerveren
• A kliens lehet klasszikus desktop alkalmazás.
• Az infrastruktúrát (hardver, biztonság, mentés, frissítés) a cég rendszergazdája üzemelteti.

„Felhősített” / hostolt ERP (RDP - Remote Desktop Protocol, bérelt szerver)

• A szoftver nem a saját irodai szerveren, hanem egy bérelt szerveren vagy adatközpontban fut.
• A kollégák távoli asztali kapcsolattal (RDP) vagy VPN-en csatlakoznak.
• Technikailag ez még ugyanaz a telepített rendszer, csak máshol van a szerver.
• Az előnye: nem kell saját vasat üzemeltetni, mégis megmarad a „klasszikus” működés és a rendszer több telephelyről, otthonról vagy útközben is biztonságosan elérhető.

Sokan ezt mondják „felhőnek”, de szakmailag ez még nem cloud ERP, csak hostolt telepített rendszer.

Webes alkalmazás

• Böngészőből fut (Chrome, Edge, stb.).
• Lehet felhőben is, de akár saját szerveren futó webapp is.
• Ettől még nem automatikusan cloud, csak webes technológiával készült.

Valódi cloud (SaaS) ERP

Ezt nevezzük igazán felhőalapú ERP-nek:

• A szoftver egy központi infrastruktúrán fut, amelyet a gyártó vagy egy nagy szolgáltató üzemeltet.
• Több ügyfél (tenant) használja ugyanazt az "adatbázist".
• Nincs külön telepítés ügyfelenként - az új környezet automatikusan létrejön, hiszen eleve többügyfeles működésre tervezték.
• A frissítéseket, biztonsági patcheket, verzióváltásokat a szolgáltató intézi.
• A testreszabás nem „külön forráskód másolatokkal”, hanem bővítményekkel, appokkal, konfigurációval történik - azaz nem nyitunk az ügyfélnek egy teljesen önálló programágat, mert ezzel ‘leszakadhatna’ a központi frissítési vonalról.

Ilyen pl. a Microsoft Dynamics 365 Business Central felhős (SaaS) verziója vagy más nemzetközi nagy gyártók valódi cloud ERP rendszerei.

2. Milyen előnyei vannak a felhőalapú ERP rendszernek?

Ha valódi cloud rendszerről beszélünk (nem csak „RDP szerveren futó telepítettről”), akkor az előnyök nagyon is valósak:

2.1. Kevesebb infrastruktúra, kevesebb üzemeltetési gond

• Nem kell szervert venni, cserélni, bővíteni.
• Nem kell operációs rendszert, SQL-t, tűzfalat folyamatosan patchelni, azaz biztonsági frissítésekkel karbantartani.
• A hardverhibák, áramszünetek, hűtés, mentések terhe nem a cégedet terhelik, hanem a szolgáltatót.

Ez különösen kisebb cégeknél óriási érv: ahol nincs dedikált IT, csak „a fiatal kolléga, aki ért a gépekhez”.

2.2. Frissítések automatikusan

A cloud ERP rendszereknél az üzleti logikai frissítéseket, a biztonsági javításokat, a technológiai verzióváltásokat a gyártó intézi. Nem kell minden nagyobb frissítés elé külön projektet szervezni, egyeztetni, telepíteni.

2.3. Skálázhatóság - új ország, új cég, új felhasználó

Felhasználó, telephely, vállalat, akár országok szintjén is:

• gyorsan nyithatók új környezetek, nem kell új szervert építeni,
• a rendszer úgy van kitalálva, hogy több telephelyen vagy országban jelenlévő cégeknél, cégcsoportoknál is jól működjön.

2.4. Elérés több helyről, több eszközről

A ‘bárhonnan, bármikor’ ígéretet sokszor túlhangsúlyozzák és tény, hogy több telephely, raktár, területi értékesítő vagy gyártás esetén a felhőalapú megoldások az elérést egyszerűbbé, a folyamatokat gördülékenyebbé, kevesebb hibával működővé és összességében hatékonyabbá teszik, de ezt a saját VPN-nel és távoli asztali kapcsolattal (RDP) is elérheti. A hibrid üzemmód a telepített rendszert kinyitja mobilapplikációval vagy például egy webes gyártás lejelentő felülettel, így a felhasználók kényelmesen és biztonságosan kezelhetik a folyamatokat akár távolról is.

3. Melyek a cloud rendszerek valós hátrányai és kockázatai?

A kép akkor lesz őszinte, ha a hátrányokról is beszélünk, nem csak az előnyös oldaláról.

3.1. Szállítói függőség és árazás

Cloud ERP esetén, sem a szerver, sem a szoftver nincs a cég tulajdonában. Tulajdonképpen egy előfizetést vesz, amit ha nem fizet, a rendszer megáll.

Ha a szolgáltató árat emel:

• a felhős modellben nincs olyan mozgástér, mint egy megvásárolt, telepített licenc esetén. Nem lehet azt mondani, hogy még 2–3 évig futtatjuk a meglévő rendszert a saját szerverünkön,
• a rendszer csak az előfizetés ideje alatt érhető el, önállóan tovább nem üzemeltethető.

Ez nem feltétlenül rossz, de tudnia kell róla a döntéshozónak: a felhő nemcsak technológia, hanem üzleti modellváltás is.

3.2. Teljesítmény és erőforrás limit

A szolgáltató a saját infrastruktúráját optimálisan akarja kihasználni:

• nem adhat minden ügyfélnek „végtelen CPU-t (processzor kapacitást) és memóriát”,
• az erőforrásokat megosztja és szabályozza.

Ennek az a következménye, hogy

• hiába dolgozik épp csak 3 felhasználó a 10 licencből, nem lesz 3× gyorsabb a rendszer, mert az egy előre definiált erőforrás kereten fut,
• nagy adatmennyiségnél (több ezer sor, sok tétel, nagy listák) a webes/cloud felületek gyakran lapozással, részleges betöltéssel dolgoznak.

Sok modern rendszernél áttekinthető „kártyás nézeteket” alkalmaznak, amelyek nagyon látványosak, de ha valaki 1000 bizonylatot/feladatot akar áttekinteni, csoportosítani, összesíteni, ott már a táblázatos, desktop jellegű megoldás sokszor használhatóbb.

3.3. Testreszabhatóság, egyedi igények

A cloud ERP-k egyik legnagyobb technológiai kihívása, hogy:

• egy közös platformon kell sok ügyfelet kiszolgálni,
• mégis kell valamilyen szintű testreszabás.

A „rossz” megoldás az, amit régebbi rendszereknél láttunk:

• minden ügyfélnek másolt forráskód,
• külön verzió, külön karbantartás, külön frissítés,
• 40 ügyfél = 40 külön kódbázis = rengeteg probléma.

A modern cloud ERP-k (pl. Business Central) ezért:

• appokkal, bővítményekkel, konfigurációval oldják meg a testreszabást.
• de ez is kompromisszumokat jelenthet nagyon extrém, egyedi igényeknél.

Egy nagyon mélyen testre szabott folyamat, speciális iparági logika sokszor könnyebben megvalósítható telepített / hostolt rendszerrel, ahol több a mozgástér.

3.4. Nyomtatás, perifériák, „földhöz kötött” dolgok

Ez ritkán hangzik el a marketing anyagokban, de a valóság:

• a webes/cloud rendszerekből való nyomtatás, címkenyomtatás, speciális eszközök kezelése gyakran több munkát igényel (pl. mobil app + nyomtató driver + távoli nyomtatási szolgáltatás),
• sok ügyfélnél ez okoz fejfájást (főleg raktárakban, vonalkódos címkenyomtatásnál).

Nem megoldhatatlan, de nem „két kattintás”, mint ahogy néha elhangzik.

3.5. Biztonság - ki kezeli jobban az adatot?

Ez az egyik legérzékenyebb pont.

Saját szervernél: te felelsz mindenért.
Ha nincs megbízható rendszergazda, mentés, tűzfal, vírusvédelem a kockázat magas.

Felhőnél: a szolgáltató felel az infrastruktúráért.
Neki van szakértő IT-je, redundáns adatközpontja, komoly védelme.

Viszont:

• a felhős szolgáltatók vonzó célpontok: ha feltörnek egy ilyen rendszert, sok cég adata kerül veszélybe,
• ha a szolgáltató hibázik (például gyenge a mentési stratégia vagy hibás a konfiguráció), az ügyfélnek érdemi ráhatása nincs a helyzet kezelésére; teljes mértékben a szolgáltató kompetenciájára és reakcióidejére van utalva.

A valóság az, hogy:

• a legtöbb KKV saját erőből nem tudja olyan biztonságosan üzemeltetni a szervereit, mint egy nagy cloud szolgáltató,
• de ez nem jelenti azt, hogy minden felhős szolgáltató automatikusan tökéletes.

Amire különösen érdemes odafigyelni: tudatos szolgáltatóválasztás és szerződésben is rendezett SLA, backup és helyreállítási feltételek.

4. Tévhitek, amiket érdemes elengedni

„Felhő = webes, webes = felhő”

Ez így nem igaz. Lehet webes app saját szerveren és lehet nem webes app felhőben (RDP, hostolt desktop).
A kérdés inkább: ki üzemelteti, hol fut, hogyan frissül, milyen a testreszabás?

„Felhő = mindig gyorsabb”

Nem feltétlenül.

A felhő alapú ERP-ket úgy tervezik, hogy sok ügyfelet kiszolgáljanak stabilan, de ez gyakran azt jelenti, hogy szigorúbb erőforrás szabályokat kap minden ügyfél.

Egy jól méretezett, helyben futó vagy hostolt telepített rendszer nagyon is lehet gyorsabb bizonyos feladatoknál (pl. nagy listák, tömeges műveletek).

„On-premise = elavult”

Egy telepített / hostolt rendszer nem attól modern vagy elavult, hogy hol fut, hanem hogy:

• milyen a funkcionalitása,
• milyen a technológiai alapja,
• hogyan frissítik és fejlesztik.

Lehet modern, naprakész, jól integrálható rendszer on-premise és felhőben is és lehet „papíralapú gondolkodású” cloud rendszer is.

5. Kinek éri meg inkább felhőben gondolkodni?

Általános, nem dogmatikus irányelvek:

Inkább cloud (SaaS) ERP felé billen a mérleg, ha…

• kisebb cég, nincs saját IT-csapat, nincs rendszergazda,
• fontos, hogy gyorsan el lehessen indulni, minimális technikai előkészítéssel,
• több telephely, sok külsős felhasználó, sok home office,
• nem extrém bonyolult az iparági logika (nincs ezerféle egyedi szabály),
• fontos az, hogy mindig a legfrissebb verzió fusson, automatikus frissítésekkel.

Inkább telepített / hostolt ERP felé billen a mérleg, ha…

• nagyon mély, részletes funkcionalitás kell (komplex költségfelosztás, beruházás kezelés, speciális gyártási vagy szolgáltatási folyamatok),
• sok az egyedi fejlesztési igény, ami túlmutat a „standard appokon”,
• az adatok különösen érzékenyek (pl. könyvelőiroda, speciális jogi/banki környezet) és a cég azt szeretné, hogy fizikailag is legyen beleszólása, hol fut minden,
• hosszú távon fontos, hogy ha kell, a rendszer akkor is fusson egy ideig, ha változik a licencelés vagy a szolgáltató.

6. Összefoglaló - néhány szempont döntéshozóknak

Készítettünk egy táblázatos összefoglalót gondolkodásindítónak:

7. Hogyan döntsön? Ne a „felhő” legyen a nulladik szűrő

Nem az a jó kiindulópont, hogy: „Ha nem webes és nem felhős, nem is érdekel.”

Az első kérdés inkább az legyen:

• Milyen folyamatokat akarok lefedni?
• Mennyire bonyolult a működésünk?
• Milyen IT kapacitásunk van házon belül?
• Mekkora kockázatot vállalunk árképzésben, szállítói függésben?
• Mennyire fontos az, hogy hosszú távon rugalmasan alakítható legyen a rendszer?

A felhő sok esetben nagyon jó választás, de nem minden helyzetben az egyetlen jó válasz. A tudatos döntéshez szükség van arra, hogy a hype mögé nézzünk.

Segítünk végiggondolni, mi a jó irány a vállalatodnak

Ha úgy érzed, hogy:

• erős az elvárás a „felhő” irányába,
• de szeretnél egy őszinte, szakmai beszélgetést a valós előnyökről és kockázatokról,
• vagy egyszerűen szeretnéd látni, hogy a vállalatod folyamataihoz melyik megközelítés illik jobban,

Vedd fel velünk a kapcsolatot és beszéljük át közösen. Segítünk abban, hogy ne technológiai divat, hanem üzleti racionalitás alapján szülessen döntés - akár cloud, akár telepített vagy hibrid megoldás lesz a végén.

Kapcsolódó tartalmak:

• Microsoft Copilot a gyártó vállalatoknál - hogyan válik az adatokból döntéstámogató erő?
• Hogyan segíti a Microsoft Copilot a kereskedő vállalatokat?
• Microsoft Dynamics 365 Copilot - az üzleti döntések új szintje
• A jövő felé: útmutató a Microsoft Dynamics NAV rendszer frissítéséhez Business Central-ra
• Miben különbözik a Microsoft Dynamics 365 Business Central a Dynamics NAV (Navision) rendszertől?

Vissza az ERP percek blog főoldalára.