Hogyan segítette az M-Files az RSM Hungary működését?
Az RSM Hungary Zrt. az egyik vezető adótanácsadó és pénzügyi szolgáltató cég Magyarországon, amely könyvvizsgálati, számviteli és HR-tanácsadási szolgáltatásokkal támogatja ügyfeleit. A vállalat évek óta folyamatosan bővülő ügyfélkörrel dolgozik, ami egyre nagyobb mennyiségű dokumentum kezelését tette szükségessé.
A kihívás adott volt: hogyan lehet a szerződéseket, számlákat és bizonylatokat átláthatóan, gyorsan és biztonságosan kezelni egy olyan környezetben, ahol a papíralapú feldolgozás kezdett kezelhetetlenné válni?
Az igények megjelenése
Az RSM Hungary felismerte, hogy a papíralapú irattározás már nem fenntartható. A cél az volt, hogy a beérkező és keletkező dokumentumok digitálisan, központi helyen tárolva legyenek elérhetők és a munkatársak bárhonnan, jogosultság alapján hozzáférhessenek. A feladat egy olyan rendszer bevezetése volt, amely nemcsak a dokumentumokat, hanem a jóváhagyási folyamatokat is támogatja.
A megoldás: M-Files
2014-ben az RSM az M-Files dokumentumkezelő és folyamatautomatizáló rendszert választotta, amely lehetővé tette:
- a dokumentumok digitalizálását,
- a verziók követését és naplózását,
- a jóváhagyási folyamatok átlátható kezelését,
- a HR, projekt- és könyvvizsgálati feladatok dokumentációjának összehangolt kezelését.
Az M-Files webes és mobil felületen is elérhető, így a munkatársak bárhonnan dolgozhatnak, a dokumentumok pedig bármikor hozzáférhetők.
Gyakorlati tapasztalatok
Az M-Files bevezetését követően az RSM Hungary munkatársai gyorsan megtapasztalták a változást. A papíralapú dokumentumkezelés megszűnésével nem kell többé dossziék között keresgélni, minden irat digitálisan és jogosultság alapján elérhető. A napi munka felgyorsult: a dokumentumok könnyen visszakereshetők, a verziók követhetők, és a jóváhagyások is átlátható folyamattá váltak.
A kollégák így idejük nagyobb részét az ügyfelek támogatására és értékteremtő feladatokra fordíthatják, nem pedig adminisztrációra.
Ahogy Hénh Miklós, az RSM Hungary számviteli üzletágvezetője fogalmazott: „Az elején kényelmetlennek tűnt a dokumentumok M-Files-ba történő rögzítése, de hamar kiderült, hogy a rendszer sokkal hatékonyabb, és hosszú távon rengeteg időt takarít meg a munkatársaknak.”
Az eredmény
Az M-Files nem csupán egyszerűsítette az adminisztrációt, hanem üzleti szinten is mérhető előnyöket hozott.
A rendszer:
- biztonságossá és ellenőrizhetővé tette a dokumentumkezelést,
- felgyorsította a döntéshozatalt, mert minden szükséges információ egy helyen áll rendelkezésre,
- csökkentette a hibák számát,,
- és megalapozta a skálázható, digitális működést, amely hosszú távon támogatja a cég növekedését és megfelelőségét.
Az RSM Hungary példája jól mutatja, hogy az M-Files nem csupán dokumentumkezelő rendszer, hanem olyan digitális alap, amely hosszú távon biztosítja a vállalat versenyképességét.