
Papírmentes iroda kialakítása
dokumentum- és folyamatkezelő megoldásunkra alapozva
RSM Hungary Zrt.
Megoldások
M-Files
Iparág
Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység
Cégméret
100-149 fő
Ország
Magyarország
Letöltés
Esettanulmány

tulajdonos, számviteli üzletágvezető
Előzmények, az igények megfogalmazása
A vállalat szolgáltatásainak papír alapú dokumentációja meglehetősen nagy, gondoljunk csak arra, hogy a szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat mind papír alapon kapják meg az ügyfeleiktől. Mivel a vállalat az évek alatt folyamatosan bővülő ügyfélkörrel működik a papír alapú dokumentumokat kezelve és tárolva, így a cégvezetés részéről megfogalmazódott az igény arra vonatkozóan, hogy ezt a nagy mennyiségű papír feldolgozását elektronikus formában lenne célszerű megtenni. Véleményük szerint így hatékonyabbá tehető a munkavégzés és könnyebben kezelhetővé válnak az iratok a munkatársak számára is. A cél az volt, hogy a beérkező és keletkező anyagokat egy központi helyen tárolják digitálisan úgy, hogy minden munkatárs – a jogosultságokat kezelve – bárhol hozzá- férjen a munkájához szükséges dokumentumokhoz, ezzel elkerülve az e-mailes kommunikáció hátrányait is.
A napi operatív munka gördülékenységének támogatásaként elvárásként fogalmazódott meg a munkafolyamatok centralizált kezelése és akár az ügyfelek számára is belépés biztosítása a dokumentumkezelő rendszerbe. A HR és projektmenedzsment tevékenységek kapcsán további szoftvereket terveztek bevezetni.
A dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer kiválasztásának folyamata
A fenti igények megfogalmazása után az RSM Zrt. felmérte a piacon lévő lehetőségeket és 2014-ben a REVOLUTION-től (magyarországi forgalmazó) megvásárolta a finn-amerikai M-Files EIM (Enterprise Information Management) dokumentumkezelő és folyamatmenedzsment rendszert, amellyel nem csak az iratok tárolását, hanem a HR és projektmenedzsment tevékenységek támogatását is meg tudták valósítani. Az M-Files egy felhasználóbarát, gyorsan tanulható és könnyen kezelhető rendszer. A REVOLUTION igény szerint támogatja a bevezetést, azonban ha az ügyfél rendelkezik saját informatikai szakemberrel és szabad belső erőforrással, akkor az oktatások után maga is képes a fájlok szerkezetének kialakítására. Az RSM Zrt. ezt a bevezetési módot választotta. A M-Files bevezetési és kialakítási tapasztalatairól Héhn Miklóst, az RSM Hungary Zrt. egyik tulajdonosát, a számviteli üzletág vezetőjét kérdeztük.
Az M-Files rendszer cégre szabása
Az M-Files különböző rendszerekkel összeköthető, akár integrált vállalatirányítási rendszerekkel is. Az RSM Hungary Zrt. M-Files rendszere a REVOLUTION által gyártott és forgalmazott Iroda ++ és deep.erp rendszerével kommunikál, de akár egy Microsoft NAV rendszerrel is összekapcsolható.
Alapvetően az M-Files az RSM Zrt. belső használati rend- szere, azonban kihasználva a lehetőségeket, mobilapplikáción és webes felületen is elérhető. Az ügyfeleik számára többletszolgáltatásként megnyitották az M-Files rendszerét, azaz lehetőséget nyújtanak arra, hogy az adott szervezet a saját anyagait szintén ebbe a rendszerbe töltse fel és kezelje. A vállalat 2014-ben kezdte el az M-Files-t kialakítani a saját folyamatai területén, először kevesebb dokumentum-típussal és kevesebb munkafolyamattal, majd a tapasztalatokat felhasználva bővítették tovább a rendszert. Mára a HR dokumentumok és projektmenedzsment kezelése is az M-Files rendszerében történik.
tulajdonos, számviteli üzletágvezető
Gyakorlati tapasztalatok
Előnyök
- a webes és mobil eszközös eléréssel a munkavégzés rugalmas, irodától független, a jóváhagyási idő jelentősen lecsökkent
- „egyetlen igazság” létezik az iratokból, nincsenek e-mailekben tárolt, különböző verzióban létező dokumentumok
- egyértelműen definiáltak a feladatok és hatáskörök, munkafolyamatok és határidők
- az RSM Hungary Zrt. összes dokumentuma és munkafolyamata egy rendszerben kezelt, a szerződéskezeléstől az ABEV bevallásig, az ügyvitel, a projektmenedzsment és HR területekkel együtt.
A rendszer minden olyan igényeiket kielégítette, amelyekre megoldást kerestek. A folyamatos üzleti változások miatt az M-Files rendszerét töretlenül, magabiztosan bővítik és módosítják az új igényeknek megfelelően, hiszen a rugalmas rendszerrel mindig képesek az új piaci igényekre reagálni.