Papírmentes iroda kialakítása
dokumentum- és folyamatkezelő megoldásunkra alapozva

Ügyfél
RSM Hungary Zrt.

Megoldások
M-Files

Iparág
Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység

Cégméret
100-149 fő

Ország
Magyarország

Letöltés
Esettanulmány

Az RSM Hungary Adótanácsadó és Pénzügyi Szolgáltató Zrt-t 2001-ben alapították és azóta is a szakmai és üzleti élet elismert szereplőjeként működik a számviteli szolgáltatások piacán. A vállalat fő tevékenységei a számvitel, az adótanácsadás, a bérszámfejtés és a HR-tanácsadás. 2009-ben az RSM Audit Hungary Zrt. alapításával a szolgáltatási portfóliójuk könyvvizsgálói tevékenységgel is bővült, így széleskörű szolgáltatási csomaggal tudják az ügyfeleik pénzügyi döntéseit támogatni.

A papír alapú feldolgozás helyett az M-Files-ból történő munkavégzés eleinte kényelmetlennek tűnt azoknál a dolgozóknál, akik sok éven át a papír alapon működő könyvelést használták. Azonban a rendszer rugalmassága és felhasználóbarát kezelőfelülete hamar lelkes támogatásra fordította a kezdeti ellenállást.

Héhn Miklós - RSM Hungary Zrt.
tulajdonos, számviteli üzletágvezető

Előzmények, az igények megfogalmazása

A vállalat szolgáltatásainak papír alapú dokumentációja meglehetősen nagy, gondoljunk csak arra, hogy a szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat mind papír alapon kapják meg az ügyfeleiktől. Mivel a vállalat az évek alatt folyamatosan bővülő ügyfélkörrel működik a papír alapú dokumentumokat kezelve és tárolva, így a cégvezetés részéről megfogalmazódott az igény arra vonatkozóan, hogy ezt a nagy mennyiségű papír feldolgozását elektronikus formában lenne célszerű megtenni. Véleményük szerint így hatékonyabbá tehető a munkavégzés és könnyebben kezelhetővé válnak az iratok a munkatársak számára is. A cél az volt, hogy a beérkező és keletkező anyagokat egy központi helyen tárolják digitálisan úgy, hogy minden munkatárs – a jogosultságokat kezelve – bárhol hozzá- férjen a munkájához szükséges dokumentumokhoz, ezzel elkerülve az e-mailes kommunikáció hátrányait is.
A napi operatív munka gördülékenységének támogatásaként elvárásként fogalmazódott meg a munkafolyamatok centralizált kezelése és akár az ügyfelek számára is belépés biztosítása a dokumentumkezelő rendszerbe. A HR és projektmenedzsment tevékenységek kapcsán további szoftvereket terveztek bevezetni.

A dokumentum és munkafolyamat-menedzsment rendszer kiválasztásának folyamata

A fenti igények megfogalmazása után az RSM Zrt. felmérte a piacon lévő lehetőségeket és 2014-ben a REVOLUTION-től (magyarországi forgalmazó) megvásárolta a finn-amerikai M-Files EIM (Enterprise Information Management) dokumentumkezelő és folyamatmenedzsment rendszert, amellyel nem csak az iratok tárolását, hanem a HR és projektmenedzsment tevékenységek támogatását is meg tudták valósítani. Az M-Files egy felhasználóbarát, gyorsan tanulható és könnyen kezelhető rendszer. A REVOLUTION igény szerint támogatja a bevezetést, azonban ha az ügyfél rendelkezik saját informatikai szakemberrel és szabad belső erőforrással, akkor az oktatások után maga is képes a fájlok szerkezetének kialakítására. Az RSM Zrt. ezt a bevezetési módot választotta. A M-Files bevezetési és kialakítási tapasztalatairól Héhn Miklóst, az RSM Hungary Zrt. egyik tulajdonosát, a számviteli üzletág vezetőjét kérdeztük.

Az M-Files rendszer cégre szabása

Az M-Files licencek megvásárlása és az adminisztrátori oktatások megtartása után az RSM Hungary Zrt. felmérte, hogy milyen dokumentum-típusai vannak, továbbá azt, hogy ezeket milyen jellemzőkkel szükséges felruháznia. (Például szerződés típus esetén jellemzőként meghatározhatók: a neve, a vevő, a tárgya, az aláírás dátuma, a kapcsolattartó és a projekt.) Az M-Files gyorsan keres a névben, a jellemzőkben és magukban a fájlokban is, valamint a jellemzők segítségével a dokumentumok különböző szempontok szerint csoportosíthatók, ellenben az egy logikát követő mappastruktúrával. A különböző operatív feladatokat végző munkatársak a szokásaiknak megfelelő rendezési elveket követve többféleképpen rendszerezhetik a dokumentumaikat. Az irattípusokon felül meghatározásra került, hogy milyen egyéb információkat kívánnak a rendszerben tárolni, mint például a vevők, szállítók, kapcsolattartók és projektek adatai. Ezen felmérés után kialakult az M-Files Irattár szerkezet. A vállalat üzletpolitikája az ügyviteli fegyelem betartása: pontos, gyors és áttekinthető bizonylatáramlás a határidők betartása mellett, amelyet az alkalmazottaktól és az ügyfelektől egyaránt elvár. A saját belső folyamataik felmérése után a munkafolyamatok is beépítésre kerültek az M-Filesba a szükséges értesítési és jogosultsági beállításokkal együtt.

Az M-Files különböző rendszerekkel összeköthető, akár integrált vállalatirányítási rendszerekkel is. Az RSM Hungary Zrt. M-Files rendszere a REVOLUTION által gyártott és forgalmazott Iroda ++ és deep.erp rendszerével kommunikál, de akár egy Microsoft NAV rendszerrel is összekapcsolható.

Alapvetően az M-Files az RSM Zrt. belső használati rend- szere, azonban kihasználva a lehetőségeket, mobilapplikáción és webes felületen is elérhető. Az ügyfeleik számára többletszolgáltatásként megnyitották az M-Files rendszerét, azaz lehetőséget nyújtanak arra, hogy az adott szervezet a saját anyagait szintén ebbe a rendszerbe töltse fel és kezelje. A vállalat 2014-ben kezdte el az M-Files-t kialakítani a saját folyamatai területén, először kevesebb dokumentum-típussal és kevesebb munkafolyamattal, majd a tapasztalatokat felhasználva bővítették tovább a rendszert. Mára a HR dokumentumok és projektmenedzsment kezelése is az M-Files rendszerében történik.

A papír alapú dokumentumok jelenleg már csak a recepcióig érkeznek be, ahol szkennelik és feltöltik a dokumentumokat az M-Files rendszerébe. A könyvelők már nem érintkeznek papír alapon a bizonylatokkal, kizárólag elektronikus úton. A könyvelés már az M-Files alapján történik, munkafolyamatokat használva. Amennyiben szükséges, a fizikai dokumentumok az M-Files dokumentum jellemzőiben tárolt generált iktatószám alapján kereshetők vissza, és ez alapján kerülnek archiválásra is.

Héhn Miklós - RSM Hungary Zrt.
tulajdonos, számviteli üzletágvezető

Gyakorlati tapasztalatok

Kialakult a papírmentes iroda, amelynek eredményeképpen az irodákban komfortosabbá vált a munkavégzés, hiszen nem kellett a papíralapú dokumentumok rendezésével foglalkozni. Mivel az adatok központilag, elektronikusan vannak tárolva, továbbá webes felületen és alkalmazáson keresztül is elérhető, így bármely munkatárs bárhonnan képes a feladatát ellátni, nincsen helyhez kötve a munkavégzés. A belső folyamatok beépítésével követhetőbbé váltak a feladatok, továbbá az is, hogy melyik munkatársnak milyen határidővel milyen feladatokat kell, hogy elvégezzen és azokat mikor tette meg. A dokumentumok egy példányban léteznek, a verziók felhasználóhoz kötve, a módosításokat eltárolva visszakereshetők, így a rendszer biztonságosan használható akár nem egy fizikai helyszínről is. Távoli eléréssel a rugalmas munkavégzés lehetősége is megnyílt a munkavállalók számára, valamit a vezetők akár mobol eszközökről is jóváhagyhatják a bejövő számlákat, ami jelentősen felgyorsítja az ügymenetet.

Előnyök

Az RSM Hungary Zrt. munkatársai teljes mértékben elégedettek az M-Files nyújtotta lehetőségekkel:

a webes és mobil eszközös eléréssel a munkavégzés rugalmas, irodától független, a jóváhagyási idő jelentősen lecsökkent
„egyetlen igazság” létezik az iratokból, nincsenek e-mailekben tárolt, különböző verzióban létező dokumentumok
egyértelműen definiáltak a feladatok és hatáskörök, munkafolyamatok és határidők
az RSM Hungary Zrt. összes dokumentuma és munkafolyamata egy rendszerben kezelt, a szerződéskezeléstől az ABEV bevallásig, az ügyvitel, a projektmenedzsment és HR területekkel együtt.

A rendszer minden olyan igényeiket kielégítette, amelyekre megoldást kerestek. A folyamatos üzleti változások miatt az M-Files rendszerét töretlenül, magabiztosan bővítik és módosítják az új igényeknek megfelelően, hiszen a rugalmas rendszerrel mindig képesek az új piaci igényekre reagálni.