Mire kell felkészülniük a vállalatoknak?
Az Európai Unió az elmúlt években egyre nagyobb hangsúlyt helyez a digitalizációra és az adózási folyamatok átláthatóságára. Ennek egyik legjelentősebb lépése a ViDA (VAT in the Digital Age) szabályozás, amely alapjaiban alakítja át az EU-n belüli számlázási gyakorlatot.
A változás nem egyik napról a másikra történik, ugyanakkor hosszú távon minden olyan vállalatot érinteni fog, amely az Európai Unión belül üzleti partnereknek számláz vagy onnan számlát fogad be.
Mi az a ViDA és miért vezeti be az EU?
A ViDA az EU új, egységes elektronikus számlázási keretrendszere.
Célja, hogy:
- csökkentse a papíralapú számlázást,
- egységesítse az EU-n belüli elektronikus számlák formátumát,
- gyorsabbá és biztonságosabbá tegye az adatcserét,
- valamint hatékonyabban támogassa az adóhatósági ellenőrzéseket.
A ViDA nem pusztán technológiai változást jelent, hanem az elektronikus számlázás szabályozási kereteit is egységesíti. Ennek eredményeként az elektronikus számla az EU-n belüli üzleti számlázás alapértelmezett formájává válik.
Mit jelent ez a gyakorlatban a vállalatok számára?
A ViDA bevezetésével az EU-n belüli üzleti számlázásban alapvető változások történnek.
Kötelező elektronikus számlázás EU-n belül
A szabályozás értelmében:
- EU-n belüli vállalatok között elektronikus számlát kell kiállítani,
- papíralapú számla csak magánszemélyeknek vagy EU-n kívüli partnereknek adható,
- a számla hivatalos formátuma strukturált adatfájl (XML) lesz, nem a megszokott PDF.
Fontos hangsúlyozni, hogy a PDF a jövőben legfeljebb megjelenítési segédeszköz lehet, nem minősül hivatalos számlának.
Milyen technikai és működési követelmények jelennek meg?
A ViDA nemcsak a számla formátumát szabályozza, hanem a teljes számlázási folyamatot is.
A vállalatoknak képesnek kell lenniük:
- elektronikus számlák küldésére és fogadására,
- az EU által meghatározott szabvány alkalmazására,
- biztonságos adatkapcsolat (API) kialakítására,
- valamint arra, hogy a használt számlázó megoldás megfeleljen az adóhatósági elvárásoknak.
Ez azt jelenti, hogy a számlázás technológiai kérdésből rendszerszintű vállalati folyamattá válik.
Mikortól érinti mindez a cégeket?
A ViDA bevezetése több lépcsőben történik:
- 2028-tól az elektronikus számlázás önkéntesen választható,
- 2030. július 1-től az EU-n belüli üzleti számlázásban kötelezővé válik.
Ez időt ad a vállalatoknak a felkészülésre, ugyanakkor érdemes már most átgondolni, hogy a jelenlegi rendszerek mennyire alkalmasak a jövőbeni elvárások teljesítésére.
Milyen előnyöket hozhat a ViDA?
A szabályozás bevezetése új elvárásokat támaszt a vállalatokkal szemben, ugyanakkor a digitalizált számlázás kézzelfogható működési előnyöket is kínál:
- gyorsabb és automatizálható számlakezelés,
- kevesebb manuális feldolgozás és egyeztetés,
- kisebb hibalehetőség,
- átláthatóbb EU-n belüli adatcsere.
Megfelelő rendszerrel a ViDA nemcsak megfelelési kötelezettség, hanem működési hatékonyságot javító eszköz is lehet.
Milyen kihívásokkal kell számolni?
A változás ugyanakkor alkalmazkodást igényel:
- a számla „képe” eltér a megszokottól,
- az elektronikus számlázási infrastruktúra (pl. PEPPOL) többletköltséget jelenthet,
- az adóhatóság felé történő adatszolgáltatás részletesebb lesz.
Ezek a kihívások azonban jellemzően egyszeri vagy átmeneti jellegűek, különösen akkor, ha a vállalat megfelelő rendszert használ.
Mit érdemes most tenni?
A legtöbb vállalat számára a legfontosabb lépés jelenleg az, hogy felmérje a meglévő számlázási vagy vállalatirányítási (ERP) rendszerét, megvizsgálja, mennyire támogatja a strukturált elektronikus számlázást és időben elkezdje a felkészülést a szabályozásra.
Azok a vállalatok, amelyek a ViDA-hoz és az elektronikus számlázáshoz való alkalmazkodást nem elszigetelt megfelelési projektként kezelik, hanem a digitalizáció természetes részeként, jellemzően szélesebb körű működési előnyöket tudnak elérni. Ilyenkor a fókusz nem kizárólag a jogszabályi megfelelésen van, hanem azon is, hogy a számlázás hogyan illeszkedik a vállalat teljes pénzügyi és operatív folyamataiba.
Ez a megközelítés lehetőséget ad arra, hogy a számlázás szorosabban kapcsolódjon a vállalatirányítási rendszerhez, automatizálódjon az adatrögzítés, csökkenjen a manuális feldolgozás és javuljon az adatok minősége. Ennek eredményeként gyorsabb zárási folyamatok, kevesebb egyeztetés és jobb vezetői átláthatóság érhető el.
Hosszú távon azok a cégek kerülnek előnybe, amelyek a szabályozási változást nem önmagában kezelik, hanem egy átgondoltabb, egységesebb digitális működés irányába tett lépésként. Így a megfelelési kötelezettség nem plusz terhet, hanem a hatékonyabb működés alapját jelenti.
Összegzés
A ViDA bevezetése az EU egyik legjelentősebb digitalizációs lépése az adózás és számlázás területén. Bár a kötelező alkalmazás még évekre van, a felkészülés nem halasztható az utolsó pillanatra.
Amennyiben szeretnéd átgondolt módon felkészíteni vállalatodat a közelgő változásokra, érdemes időben megkezdeni a megfelelő vállalatirányítási megoldás kiválasztását.
Saját fejlesztésű, deep.erp vállalatirányítási megoldásunk felkészítése már megkezdődött annak érdekében, hogy a jövőbeni jogszabályi környezethez illeszkedő működést tudjon biztosítani.
Ha szeretnéd megismeri ERP megoldásunkat, vedd fel szakértő kollégánkkal a kapcsolatot.