Sok vállalkozás használ ma is több, egymástól független szoftvert: egyet számlázásra, egy másikat készletkezelésre, esetleg egy harmadikat az ügyfelek nyilvántartására. Ez a működés egy darabig jól szolgálhatja a céget, de idővel egyre több hibával, átláthatatlan működéssel és párhuzamos munkával jár.
Egy integrált vállalatirányítási rendszer nem csak „minden egyben” megoldás. Ennél sokkal többről van szó: az integráció azt jelenti, hogy a vállalkozás különböző folyamatai egymással szoros logikai és technikai kapcsolatban állnak és egy egységes, valós idejű képet adnak a működésről.
Mi az integrált működés lényege?
Az integráció azt jelenti, hogy az értékesítés, a raktár, a pénzügy, a szerviz vagy épp a projektkezelés egy közös adatbázison dolgozik és egymásra épülő folyamatokat alkot.
Például:
- egy ajánlatból automatikusan rendelés, majd számla lesz,
- a készletmozgás valós időben csökken, ahogy a termék kimegy,
- a pénzügy látja, hogy melyik vevő mikor vásárolt és mikor fizetett,
- a vezető egyetlen riportban látja a vállalat aktuális helyzetét.
Mindez nem jelent külön többletmunkát, hanem azt, hogy az egyszer már rögzített adat tovább tud „élni” a rendszerben és más területeken is hasznosul.
Mi történik, ha szigetrendszereket használ?
Ha különálló rendszerek működnek egymás mellett, az alábbi problémák szinte törvényszerűen jelentkeznek:
- Duplikált adatbevitel (pl. ugyanazt az ügyféladatot 3 külön helyen kell rögzíteni)
- Eltérő adatok különböző forrásokból - nincs „egy igazság”
- Több manuális hiba és ellenőrzési kényszer
- Nehezen összeállítható riportok, döntéstámogatás nélkül
- Folyamatmegszakítások, amelyek lelassítják a működést
A széttagolt működés egy ponton túl már nem fenntartható - különösen, ha a cég több telephelyet, több munkatársat vagy összetettebb szolgáltatásokat kezel.
Mit nyer egy integrált rendszerrel?
- Valós idejű adatáramlás a területek között
- Automatikus folyamatok, kevesebb kézi adminisztráció
- Gyorsabb döntéshozatal, pontosabb előrejelzések
- Átláthatóbb működés, könnyebb kontrolling
- Ügyfélélmény javulás (gyorsabb reakcióidő, pontos információ)
Ráadásul egy jól integrált rendszer a vállalat minden szintjén érezteti hatását a raktártól a pénzügyön át az értékesítésig.
Kinek éri meg integrált megoldásra váltani?
5 jel, hogy Önnek már integrált rendszerre lenne szüksége:
- Egyre több idő megy el manuális adatmásolásra
- Rendszeresen előfordul, hogy az adatok nem egyeznek
- A kollégák nem ugyanabból az információból dolgoznak
- Nincs egységes riport vagy vezetői nézet
- A folyamatok „szétszórva” zajlanak, gyakori a megakadás
Ha ezek közül 2-3 igaz a cégére, érdemes mérlegelni a váltást.
Összefoglalás
Egy integrált vállalatirányítási rendszer nem csak kényelmesebb, hanem üzletileg megalapozott döntés. Segít abban, hogy a vállalkozás folyamatai összehangoltan működjenek és a döntéshozók mindig a valós helyzetet lássák, ne csak részleteket. Ha úgy érzi, eljött az ideje a következő szintnek, jelentkezzen be ingyenes tanácsadásunkra és ismerje meg fejlődési lehetőségeit.