Hogyan válasszon vállalatirányítási (ERP) rendszert?

Gyakorlati útmutató döntéshozóknak

Egy vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetése mérföldkő egy vállalkozás életében: nem csupán a működés hatékonyságát javíthatja, de versenyelőnyt is teremthet a piaci szereplők között. Ugyanakkor komoly felkészülést igényel, hogy a vállalatot leginkább szolgálni tudó rendszer kerüljön bevezetésre a kiválasztási folyamat végén. Az alábbi ellenőrző lista segítséget nyújt ahhoz, hogy átgondolt, megalapozott döntést hozzon, és elkerülje a leggyakoribb buktatókat.

1. Tisztázza, miért van szüksége vállalatirányítási (ERP) rendszerre!

Első lépésként érdemes végiggondolni, milyen problémákra keres megoldást.

Gyakori okok:

• Széttagolt, papíralapú vagy Excel-alapú adminisztráció,
• Hiányoznak a naprakész pénzügyi vagy készletinformációk,
• Lassú a döntéshozatal a megbízható adatok hiánya miatt,
• A cég növekedésével a jelenlegi rendszer nem tud lépést tartani.

Tipp: Készítsen egy listát a jelenlegi problémákról és célokról, amelyeket egy ERP rendszer támogatásával kíván elérni.

2. Vonja be a kulcsfontosságú munkatársakat

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése akkor lehet igazán sikeres, ha azok is részt vesznek a kiválasztási és bevezetési projektben, akik napi szinten használni fogják.

• Egyeztessen az egyes területek képviselőivel (pl. értékesítés, beszerzés, pénzügy, logisztika, ügyfélszolgálat), hogy milyen igényeik vannak
• Vezetői és kulcsfelhasználói szinten is fontos az aktív részvétel

Tipp: Ne csak az IT-döntéshozókra bízza a választást, hiszen nem ők fogják a rendszert napi szinten használni. A rendszer célja, hogy az üzleti folyamatokat támogassa és optimalizálja.

3. Készítsen részletes igénylistát

Gondolja végig:

• Milyen funkciókra van szüksége az egyes részlegeknek? (számlázás, raktárkezelés, projektmenedzsment stb.)
• Milyen riportokat szeretne rendszeresen látni?
• Milyen külső rendszerekhez kell kapcsolódnia (pl. webshop, NAV)?

Tipp: Ne próbáljon mindent egyszerre megoldani - fókuszáljon a valóban szükséges funkciókra.

4. Határozza meg, milyen típusú rendszerre van szüksége

Mielőtt kiválaszt egy megoldást, érdemes végiggondolni, mennyire kell a rendszernek igazodnia a vállalkozás működéséhez, és mekkora mozgástér van a bevezetésre fordítható időben, költségben és erőforrásban.

• Dobozos rendszer: előre kialakított funkciókkal rendelkező szoftver, amelyet azonnal használatba lehet venni. Általában gyorsan bevezethető, kedvező áron elérhető és minimális testreszabást igényel. Ideális választás, ha a cég működése jól illeszkedik az általános ügyviteli logikához.
• Testreszabott rendszer: olyan megoldás, amelyet a vállalat egyedi folyamataihoz, szabályaihoz és iparági sajátosságaihoz igazítanak. Rugalmas, de a bevezetése hosszabb időt vesz igénybe, és a költségek is magasabbak lehetnek – cserébe jobban kiszolgálja az összetettebb működési modelleket.

Tipp: Ha nincs speciális iparági igény, egy jól felépített dobozos rendszer is megfelelő lehet.

5. Ne csak az ár alapján döntsön

Bár a költségek fontos szempontot jelentenek, érdemes a teljes képet figyelembe venni.

Fontos tényezők:

• Fejlesztési lehetőségek és frissítések
• A bevezető csapat support szolgáltatásának színvonala
• Referenciák
• Felhasználóbarát felület
• A bevezető cég háttere, stabilitása

Tipp: Kérjen élő bemutatót és lehetőség szerint próbálja ki a rendszert.

6. Tekintse a vállalatirányítási rendszer bevezetést üzleti projektnek - ne csupán IT-feladatnak

A rendszer bevezetése során nem csak technikai, hanem szervezeti szintű változások is történnek.

Fontos:

• A folyamatok felülvizsgálata és dokumentálása
• A felhasználók megfelelő felkészítése, oktatása

Tipp: Az alapos előkészítés és a belső kommunikáció kulcsfontosságú a sikerhez.

7. Készüljön fel a bevezetési folyamatra a kiválasztott partnerrel

• Készítsen részletes ütemtervet
• Tervezze meg az oktatást, adatátvitelt és tesztelést
• Legyen alternatív forgatókönyve az esetleges csúszásokra

Tipp: Ha lehetséges, induljon egy kisebb modullal, és építkezzen fokozatosan.

8. Gondolkodjon hosszú távon

Egy ERP rendszer nemcsak beruházás, hanem hosszú távú együttműködés is.

Tegye fel a következő kérdéseket:

• Milyen rendszeres költségekkel kell számolnia?
• Lesz lehetőség a rendszer bővítésére a jövőben?
• Ki fogja karbantartani, frissíteni a rendszert?

Tipp: Olyan partnert válasszon, aki stabil háttérrel rendelkezik és hosszú távon is biztosítani tudja a szükséges támogatást.

Összefoglalva

Egy ERP bevezetés akkor lehet sikeres, ha

• Tisztában van a céljaival
• Bevonja az érintetteket a tervezésbe
• Átgondolt, reális lépésekben halad
• Nem csak az ár alapján dönt
• Hosszú távon gondolkodik

Amennyiben segítségére lehetünk kérem, vegye fel velünk a kapcsolatot.

Vissza az ERP percek blog főoldalára.