Az előző cikkünkben bemutattuk, miért kulcsfontosságú egy jól működő dokumentumkezelő rendszer és miért érdemes időben bevezetni. Ezúttal annak jeleit vesszük sorra, amelyek arra utalnak, hogy a meglévő dokumentumkezelési rendszer már nem támogatja, sőt akár hátráltatja is a mindennapi munkát.
1. Hosszú keresési idő
Ha a kollégák gyakran kénytelenek mappastruktúrákat újra létrehozni, Excel-táblázatokat másolni vagy ugyanazt a dokumentumot többször is megkeresni, az komoly időpazarlást jelent. Ez napi szinten akár több órát is jelenthet, ami versenyhátrányhoz vezet.
2. Verziók nem követhetők
Verziózási káosz esetén könnyen előfordulhat, hogy régebbi vagy hibás verzió kerül használatba, ami hibás döntésekhez vezethet. Arról nem is beszélve, hogy ha egy korábbi verzióval dolgozunk, előfordulhat, hogy ugyanazokat a módosításokat többször is el kell végezni, miközben egy frissebb verzióban ezek már készen lennének. Ez nemcsak időveszteség, hanem presztízsveszteség is a partnerek felé, hiszen az adott tartalmat már korábban átnéztük és jóváhagytuk. Egy minden változtatást naplózó, auditálható rendszer ezzel szemben megbízható, kiemelt védelemként működik a hibákkal és a felesleges munkával szemben.
3. Jóváhagyási késedelem
Papíron vagy e-mailben zajló jóváhagyási folyamatok gyakran elakadnak. Ez nemcsak az ügyfél-elégedettséget rontja, hanem a belső munkafolyamatokat is lassítja, ami a teljes projektidőt is megnöveli. Ráadásul ilyen környezetben nehéz kontroll alatt tartani, hogy mi van már jóváhagyva és mi az, ami még döntésre vagy aláírásra vár, hiszen nincs egységes szerkezet, ami ezt átláthatóvá tenné.
4. Szabályozottság hiánya
Ha bárki hozzáférhet bármely dokumentumhoz, az komoly biztonsági kockázat. Egy professzionális rendszerben nemcsak az számít, hogy hozzáférünk-e az információhoz, hanem az is, hogy ki és milyen jogon.
5. Megfelelősségi kockázatok
Pénzügyi, jogi vagy szabályozási dokumentumok (NAV, GDPR, ISO) esetén a jogosultság szerinti hozzáférés és az auditálhatóság alapkövetelmény. Vegyes, papíralapú tárolás esetén ez könnyen sérülhet.
Miért gond, ha ezeket tapasztalja?
Egy kontrollálatlan dokumentumtenger:
- idő- és termelékenység-veszteséget okoz,
- növeli a hibázás esélyét,
- rontja a megfelelőséget és a biztonságot,
- megnehezíti a tervezést és a döntéshozatalt,
- olyan feladatokra viszi el az időt, amelyet értékteremtőbb munkára is lehetne fordítani,
- kontrollálatlanná teszi a feladatok készültségének és a határidők betartásának nyomon követését.
Mit nyújt egy modern dokumentumkezelő rendszer?
Korábbi cikkünkben már említettük az átláthatóságot, a gyors hozzáférést, a biztonságot és a skálázhatóságot. Ezek azonban csak az alapjai egy modern DMS rendszernek (Document Managament System). Egy korszerű dokumentumkezelő rendszer ennél jóval többre képes. Ha időben lépünk, a dokumentumkezelő rendszer nem utólagos „tűzoltás” lesz, hanem stratégiai előny:
- Proaktív problémamegelőzés: A rendszer nem csak kezeli a dokumentumokat, hanem segít elkerülni a verzióütközéseket, a jogosulatlan hozzáférést vagy a hibás adatbevitelt, mielőtt azok kárrá válnának.
- Gyorsabb üzleti reakcióidő: Ha az információ azonnal, bárhonnan és bármilyen eszközről elérhető, a döntések is gyorsabban megszületnek. Ez különösen fontos versenyhelyzetben vagy ügyfélkiszolgálásnál.
- Rugalmas növekedés: A vállalat bővülésével nem kell újraírni a folyamatokat: a rendszer automatikusan alkalmazkodik a növekvő dokumentum-mennyiséghez és felhasználószámhoz.
- Jobb együttműködés: A kollégák valós időben, verzióbiztosan tudnak együtt dolgozni ugyanazon a dokumentumon, földrajzi helytől függetlenül.
- Megfelelőség biztosítása: A rendszerbe épített auditnaplók és jogosultságkezelés gondoskodnak arról, hogy a vállalat bármikor megfeleljen a szabályozásoknak (pl. GDPR, ISO, iparági előírások).
Összefoglalva: egy jól bevezetett DMS nem pusztán adminisztratív eszköz, hanem a cég működésének gerince, amely biztosítja, hogy a növekedés rendezetten, kiszámíthatóan és biztonságosan történjen.
Ne hagyja, hogy a növekedés az átláthatatlanság áldozatává váljon.
Ha a fenti jelek közül akár egyet is tapasztal, az nem akadály, hanem lehetőség a dokumentumkezelés fejlesztésére.
Forduljon hozzánk bizalommal, segítünk megvalósítani cége dokumentumkezelési céljait.