Egy vállalatirányítási rendszer (ERP rendszer) bevezetése nem pusztán technológiai változás, hanem szervezeti átalakulást is vonhat maga után. A rendszer bevezetése érintheti a folyamatokat, a felelősségi köröket, sőt még az emberek napi rutinját is. Éppen ezért az ellenállás gyakori jelenség, de nem elkerülhetetlen.
A kulcs: tudatos és empatikus változásmenedzsment.
1. Változástudatosság kialakítása már a kezdetektől
Az ERP rendszer bevezetést nem csak „IT-projektként” kell kommunikálni, hanem vállalati szintű fejlesztési lehetőségként. Ha a munkatársak idejében értesülnek arról, hogy változás közeleg és értik a célt, az segít csökkenteni a bizonytalanságot. Már a rendszerkiválasztás korai szakaszába is érdemes bevonni a kulcsterületek képviselőit, így nemcsak informálva, hanem partnerként érzik magukat.
2. Világos kommunikáció a „miért”-ről
Az egyik legnagyobb hiba, ha csak a „mit” és „hogyan” kérdéseire koncentrálunk és kihagyjuk a „miértet”. Ha a kollégák úgy érzik, csak bonyolítjuk az életüket, nehezebben nyílnak meg az új rendszer felé. A jó kommunikáció segít megértetni, hogy az ERP rendszer nem felesleges adminisztrációt jelent, hanem például:
- kevesebb hibát a folyamatokban,
- gyorsabb ügyfélkiszolgálást,
- és hosszú távon kevesebb stresszt.
Fontos, hogy ezek az üzenetek ne csak vezetői e-mailekben jelenjenek meg, hanem akár személyes beszélgetésekben, tréningeken is.
3. Képzés, tesztelés, gyakorlás
A „majd megtanulják menet közben” hozzáállás szinte biztos kudarchoz vezet. Az embereknek idő kell, hogy megszokják az új felületet, megértsék az összefüggéseket és begyakorolják a működést.
Érdemes:
- szerepkör-alapú oktatásokat tartani,
- demó környezetet biztosítani gyakorlásra,
- és lehetőséget adni kérdésekre, visszajelzésekre.
Minél magabiztosabbak a kollégák a használatban, annál nagyobb lesz az elfogadás és annál kisebb a hibázás esélye.
4. Támogatók keresése a szervezeten belül
Minden cégben vannak olyan munkatársak, akik nyitottabbak az újdonságokra, jobban átlátják az összefüggéseket és mások is adnak a véleményükre. Őket érdemes korán bevonni, tesztelési fázisban véleményt kérni tőlük, majd belső „nagykövetként” pozícionálni őket. A pozitív példák húzóerőt jelentenek, és csökkentik az „ez úgysem fog működni” típusú szkepticizmust.
5. Ne csak bevezessen - támogasson is!
A leggyakoribb hiba az éles indulás után következik be: a csapat egyedül marad a kérdéseivel. Ez frusztrációt szül, növeli az ellenállást és hosszú távon akár a rendszer elutasításához is vezethet. Legyen világos, kihez lehet fordulni problémák esetén, legyen elérhető helpdesk és ha szükséges, biztosítsanak extra oktatási alkalmakat az első hónapban.
+1. TIPP: Fogalmazzon világos előnyöket
Ne csak a vezetőség nyerjen az ERP rendszer használatának előnyeiből. Mutassa meg, hogy a munkatársak hogyan profitálnak belőle a mindennapokban.
Például:
- Automatikus adatkiegészítés - kevesebb keresés.
- Jobb átláthatóság - minden egy helyen.
- Egyszerűbb jóváhagyási folyamatok - kevesebb adminisztráció.
A gyakorlati előnyök kommunikálása kézzelfoghatóvá teszi az új rendszer értékét.
Összegzés
Egy ERP rendszer technológiai beruházás, de a megtérülése nagyrészt attól függ, mennyire sikerül beépíteni a napi működésbe. A munkatársak elfogadása és bevonása nem extra, hanem szükséges feltétele a sikernek. Ha a szervezet figyelmet fordít a változás emberi oldalára is, az új rendszer nemcsak gördülékenyen épül be a működésbe, hanem megalapozhatja a hosszú távú növekedést is.
ERP rendszer bevezetését tervezi, de nem tudja, merre induljon?
A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása kulcslépés a hosszú távú siker felé. Szakértő csapatunk segít abban, hogy az Ön vállalkozásához leginkább illeszkedő megoldás kerüljön kiválasztásra - a céljaihoz, működéséhez és növekedési üteméhez igazítva.
Vegye fel velünk a kapcsolatot és segítünk eligazodni a lehetőségek között.