Egy új ügyviteli rendszer kiválasztása komoly döntés. Ez nem csupán szoftvervásárlás, a vállalkozás működésének átalakulását, szemléletváltását is eredményezheti. A Bringaland Kft. példája jól mutatja, hogy egy jól előkészített kiválasztási folyamat, a megfelelő partner és egy a cég működéséhez illeszkedő rendszer kombinációja milyen hatékony változást hozhat.
A Bringaland tevékenysége és működése
A Bringaland Kft. egy kerékpáros szaküzlet, amely több lábon áll:
- Fizikai üzletet és szervizt működtet Budapesten.
- Webáruházat üzemeltet, ahol országosan értékesítenek termékeket.
- Online és offline értékesítés párhuzamosan fut, ezért a készletkezelés és a rendeléslogika komplex.
- Széles termékkínálattal dolgoznak, több ezer cikk szerepel a kínálatban, különböző gyártóktól és beszállítóktól.
- Szerviztevékenységükhöz kapcsolódóan is vannak ügyviteli igények (alkatrészek, munkaidő, visszajelzések nyilvántartása).
- Napi működésük során fontos az ügyfélkezelés gyorsasága és a háttérfolyamatok gördülékenysége.
Kiindulópont: amikor a rendszer már nem támogat, hanem korlátoz
A Bringaland Kft. kerékpáros szaküzletként és webshopként is működik. Az évek során folyamatosan bővült a kínálatuk és a működésük komplexitása is, így a korábban használt, egyszerűbb rendszer már nem tudta megfelelően kiszolgálni a vállalat napi folyamatait.
A legfőbb problémák közé tartozott:
- az adminisztrációs terhek növekedése,
- a készletkezelés átláthatatlansága,
- a partnerekkel és rendelések kezelésével kapcsolatos folyamatok nehézkes működése.
Felismerték, hogy a további növekedéshez elengedhetetlen egy fejlettebb, megbízható ügyviteli rendszer, amely valóban támogatja a napi működést.
A rendszerkiválasztás folyamata: tudatos döntés, valós igények mentén
A Bringaland csapata nem a „legtöbbet tudó” rendszert kereste, hanem azt, ami valóban illeszkedik az üzleti működésükhöz. Több rendszert is megvizsgáltak és végül a Revolution Software által fejlesztett deep.ügyvitel megoldás mellett döntöttek.
A választás szempontjai között szerepeltek:
- Moduláris felépítés, amely lehetővé teszi a fokozatos bevezetést és bővítést.
- Felhasználóbarát kezelőfelület, ami a napi munka során valódi könnyebbséget jelent.
- Kereskedelmi és logisztikai funkciók, nem csupán egy "számlázás-központú" logika.
- Olyan rendszer, amely képes a webáruház működésével is együttműködni és segít automatizálni a háttérfolyamatokat.
Miért a Revolution Software?
A Bringaland Kft. számára nemcsak a szoftver tudása volt fontos, hanem az is, hogy milyen partner áll mögötte. A Revolution Software Kft. megbízhatóságát és szakmai tapasztalatát több tényező is alátámasztotta:
- 30 év piaci tapasztalat ügyviteli és vállalatirányítási rendszerek fejlesztésében.
- Érthető, emberközeli kommunikáció - nem informatikai zsargon, hanem gyakorlati gondolkodás.
- Rugalmasság a bevezetés során: nem "dobozos kényszermegoldást" kínáltak, hanem egy működéshez igazodó rendszert.
- Valódi támogatás: gyors reakcióidő, elérhető szakemberek, akikkel lehet beszélni.
A bevezetés tapasztalatai: gyors alkalmazkodás, valós hatékonyságnövekedés
A deep.ügyvitel bevezetése a Bringaland Kft.-nél gyors alkalmazkodással, zökkenőmentesen zajlott. A cég munkatársai rövid időn belül elsajátították a rendszer használatát, köszönhetően annak, hogy a felület logikus és felhasználóbarát.
A legfontosabb eredmények:
- Jelentősen csökkent a manuális adminisztráció, ami időt szabadított fel más feladatokra.
- A rendelések, készletmozgások és partneradatok kezelése jóval átláthatóbbá vált.
- A működés rugalmassága nőtt, mivel a rendszer jól követi a szezonális és webáruházi igényeket is.
- A felhasználói visszajelzések pozitívak voltak: a rendszer gyorsan a mindennapi munka természetes részévé vált.
Összefoglalás: tanulság más vállalkozások számára
A Bringaland Kft. esete jól mutatja, hogy nem a legnagyobb, hanem a legmegfelelőbb rendszer a legjobb választás.
Egy ügyviteli rendszer akkor működik jól, ha:
- igazodik a vállalat jelenlegi folyamataihoz,
- bővíthető, ha nő a komplexitás,
- egy olyan partner áll mögötte, akiben valóban meg lehet bízni.
Ha Ön is egy új ügyviteli rendszer kiválasztásán gondolkodik, érdemes ezt a szemléletet követni: a legfontosabb szempont, hogy a rendszer valóban támogassa a vállalkozása működését - ne csak kiszolgálja.