Az elmúlt cikkekben bemutattuk, hogy miért van szükség dokumentumkezelő rendszerre és milyen jelek mutatják, ha a jelenlegi megoldás már inkább hátráltatja, mint támogatja a mindennapi munkát.
Most nézzünk meg egy olyan szintlépést, amely valódi versenyelőnyt hozhat: a dokumentumkezelő rendszer és az ERP összekapcsolását.
1. Minden adat egy helyen
Az ERP rendszerek kiválóan kezelik a pénzügyeket, raktárkészletet, ügyfél- és rendelés-adatokat, míg a dokumentumkezelő rendszerek a szerződések, beszállítói dokumentumok, HR iratok és belső jóváhagyások világát rendezik.
Ha a két rendszer integrálva van, nincs szükség duplikált adatbevitelre vagy manuális keresgélésre: minden összekapcsolódik, így egy ügyfélhez, rendeléshez vagy projekthez azonnal hozzáférhetők a kapcsolódó dokumentumok.
2. Gyorsabb, pontosabb döntések
A vezetői döntések gyakran azon csúsznak el, hogy nincs kéznél minden szükséges információ. Az integrációval az ERP-ben látott adatok mellett rögtön megjeleníthetők a kapcsolódó szerződések, ajánlatok, teljesítési igazolások, így nem kell e-mailekben vagy mappákban kutatni. Ez gyorsítja a döntéshozatalt és csökkenti a hibázás esélyét.
3. Ne részmegoldásban, hanem átfogó rendszerben gondolkodjon
Sok vállalat úgy vezeti be a dokumentumkezelő és az ERP rendszer összekapcsolását, hogy csak egy-egy terület problémájára keres gyors megoldást, például a számlák kezelésére. Ez azonban hosszú távon szigetszerű működéshez vezethet, ahol a rendszerek nem kommunikálnak egymással megfelelően és az információk nem állnak rendelkezésre teljeskörűen.
A valódi hatékonyság és versenyelőny akkor érhető el, ha a nem csak a dokumentumkezelő megoldás paraméterezhető, rugalmas és képes lefedni a teljes vállalati működést, hanem a kapcsolat is dinamikusan alakítható az ERP rendszerrel. Így nemcsak egy részfeladatot támogat, hanem minden folyamatban biztosítja a megfelelő dokumentumok és adatok elérhetőségét.
Egy ilyen megoldás lehetővé teszi, hogy a rendszer idővel újabb és újabb területekkel bővüljön, a vállalat fejlődésével párhuzamosan. Ez garantálja, hogy a dokumentumkezelés ne váljon gátló tényezővé, hanem folyamatosan támogassa a növekedést és a digitalizációt.
4. Jogszabályi megfelelés és egyszerűbb auditálhatóság
A dokumentumkezelő rendszer nemcsak az ellenőrzéseket teszi gördülékenyebbé, hanem segít abban is, hogy a vállalat mindig megfeleljen az aktuális jogszabályi előírásoknak. A naprakészen vezetett, könnyen visszakereshető dokumentumok biztosítják, hogy például számlák, szerződések vagy egyéb bizonylatok bármikor elérhetők legyenek.
Amikor a dokumentumkezelő közvetlenül kapcsolódik a vállalatirányítási rendszerhez, az auditok és hatósági vizsgálatok sokkal egyszerűbben zajlanak, hiszen minden adat és dokumentum egy helyen, egységes struktúrában érhető el. Ez csökkenti a hibák kockázatát, gyorsítja az ellenőrzéseket és garantálja a jogszabályi megfelelést.
5. Automatizált folyamatok
Az integráció legnagyobb előnye, hogy a dokumentumkezelés a vállalati folyamatokhoz igazítható és ezekben számos lépés automatizálható. Ez nem azt jelenti, hogy a dokumentumok „maguktól” rendelődnek össze a vállalatirányítási rendszerben lévő adatokkal, hanem azt, hogy a munkafolyamatok szabályozhatók és állapotváltásokkal támogathatók.
Néhány példa:
- Egy beszerzési rendelés jóváhagyása után a rendszer automatikusan a következő státuszba lép és feladatot generál a kapcsolódó dokumentumok iktatására.
- Számlák esetén a rendszer ellenőrizheti, hogy a teljesítési igazolás rögzítve van-e és hiány esetén nem engedi továbblépni a folyamatot.
- Új munkatárs belépésekor a HR workflow gondoskodik arról, hogy a szükséges dokumentumok (szerződés, titoktartási nyilatkozat) feltöltése kötelező lépés legyen.
- Projektek indításakor a rendszer automatikusan létrehozhatja a projekt dokumentumstruktúráját, így minden irat egységesen rendszereződik.
Ezekkel a beállításokkal a dokumentumkezelés szervesen illeszkedik az ERP által vezérelt folyamatokhoz, miközben csökken az adminisztráció és a hibázás esélye.
6. Skálázhatóság és hosszú távú fenntarthatóság
Ahogy a vállalat növekszik, úgy nő az adat- és dokumentummennyiség is. Egy integrált ERP–dokumentumkezelő megoldás előnye, hogy nemcsak a jelenlegi folyamatokat kezeli hatékonyan, hanem képes alkalmazkodni a jövőbeli változásokhoz is.
Ez azt jelenti, hogy:
- új munkatársak, osztályok vagy telephelyek bevonása mellett sem válik átláthatatlanná a rendszer,
- a növekvő dokumentummennyiség nem okoz lassulást vagy káoszt,
- a vállalat bővülésével együtt a rendszer is rugalmasan alakítható, bővíthető, modulokkal kiegészíthető,
- a jogszabályi és piaci környezet változásaira is könnyebben lehet reagálni.
Egy jól megválasztott integrált megoldás tehát nem csupán a jelen kihívásait kezeli, hanem biztosítja, hogy a vállalat digitális háttere a jövőben is stabil alapot adjon a fejlődéshez. Ez különösen fontos, hiszen a technológiai elvárások és az üzleti folyamatok egyaránt folyamatosan változnak.
Összefoglalás
Az ERP és a dokumentumkezelő rendszer összekapcsolása nem luxus, hanem befektetés a jövőbe. Az integráció gyorsabb döntéshozatalt, hibamentesebb folyamatokat, egyszerűbb megfelelést és skálázhatóságot biztosít. Azok a vállalatok, amelyek időben lépnek ebbe az irányba, nemcsak a napi működésüket könnyítik meg, hanem hosszú távon is versenyelőnyre tesznek szert.
Hogyan segíthetünk ebben?
A Revolution Software-nél két vállalatirányítási megoldással dolgozunk, amelyekhez teljes körű dokumentumkezelő integrációt is kínálunk:
- deep.erp: rugalmas, magyar fejlesztésű rendszer, amely kis- és középvállalatok számára nyújt megoldást.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: nemzetközileg elismert ERP rendszer, amely nagyvállalati szintű funkcionalitást kínál felhőalapú rugalmassággal.
Mindkét rendszer összekapcsolható az M-Files dokumentumkezelő rendszerrel, amely rendezetten és visszakövethetően kezeli a dokumentumokat, automatizálja a jóváhagyási folyamatokat és mindig naprakész információt ad a vezetőknek és a munkatársaknak egyaránt.