+36-1/461-8030 revol@revolution.hu

Image

Az egységes nyilvántartás
a hatékonyságnövelés alapja

Ügyfél
Infosector Kft.

Megoldások

deep.erp vállalatirányítási rendszer

Iparág

Információ-technológiai szaktanácsadás

Cégméret
10-19 fő

Ország
Magyarország

Letöltés
Esettanulmány
Az Infosector Kft. magyarországi mikrovállalkozásként közel két évtizede a hazai IT piac folyamatosan fejlődő innovatív szereplője. Szolgáltatásaikat nem csak informatikai, hanem átfogó üzletfejlesztési szemmel kínálják a tanácsadás, IT biztonság, üzemeltetés és egyéb IT területeken magas hozzáadott értékkel.
„Az elmúlt évben háromszorosára növekedett megrendelés állományunkat a korábbi humánerőforrással
oldjuk meg, ami nagyon jelentős hatékonyságnövekedést mutat és bizonyítja azt, hogy jól döntöttünk,
amikor a REVOLUTION deep.erp vállalatirányítási rendszert választottuk. ”

Gungl Ágoston - Infosector Kft.
tulajdonos, ügyvezető igazgató

Előzmények, az igények megfogalmazása

Az Infosector, mint sok magyarországi mikrovállalkozás, nyilvántartásaik kezelésére online MS Sharepoint-ot használtak. Ezek a vállalkozás mindennapi tevékenységében fontos nyilvántartások, mint a pénzügyi, garanciális vagy épp az ajánlatok nyilvántartása egymástól különálló listák
voltak, amelyek sok hibázási lehetőséget, hosszadalmas és bonyolult információ visszakeresést és aránytalanul nagy  humánerőforrást vettek igénybe. A számlázást egy külön dobozos szoftver látta el. A vállalat folyamatos fejlődése egyértelművé tette a tulajdonosok számára, hogy az a
nyilvántartási rendszer, amit az évek folyamán kialakítottak, már nem tudja hatékonyan szolgálni a vállalkozás további fejlődési terveit, ezért egy egységes pénzügyi, kereskedelmi rendszert kell keresniük a piacon.
A kiválasztás és a vállalatirányítási rendszer bevezetéséről Gungl Ágostont kérdeztük, az Infosector Kft ügyvezetőjét

A vállalatirányítási rendszer kiválasztásának folyamata

“A kiválasztási folyamat elején el kellett döntenünk, hogy egyedi vagy dobozos vállalatirányítási megoldásra van szükségünk.”

Felmérve a belső működésük igényeit és meghatározva a projektre szánt keretösszeget egyértelművé vált, hogy egy dobozos vállalatirányítási rendszerre van szükségük, mivel folyamataik nem tartalmaznak olyan elemeket, ami egyedileg fejlesztett rendszert igényelt volna, még akkor is, ha így néhány dologban folyamataiknak kellett igazodni a kiválasztott rendszerhez.
A kiválasztási preferenciák között voltak az innovatív megoldások, a hatékonyságnövelő automatizmusok, valamint a támogató bevezető csapat és a megbízható, stabil háttérrel rendelkező bevezető partner kiválasztása.

“A piackutatást végezve feltérképeztük azokat a megoldásokat, amelyek a rendelkezésre álló információk alapján számunkra elfogadhatók és elérhetők a piacon. Meghallgatva a kiválasztott szállítókat a REVOLUTION mellett döntöttünk.”

“A kiválasztási kritériumok közül kiemelten fontos volt a személyes találkozó és bemutató során tapasztalható konstruktív hozzáállás és a REVOLUTION több mint 25 éves, az ERP piacon meghatározó szerepe.”

A deep.erp vállalatirányítási rendszer bevezetése

Egy új vállalatirányítási rendszer bevezetése minden vállalat életében jelentős projektnek számít, kifejezetten akkor, amikor olyan vállalatnál történik, ahol korábban nem használtak ilyen átfogó megoldást. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése egyszerre informatikai, szervezeti és üzletviteli fejlesztést is jelent, ahol nem csak egy új rendszerrel kell megismerkedni és elfogadni a munkatársaknak, hanem sokszor újfajta gondolkodásmódot is kíván.

“ A deep.erp bevezetésével az volt a célunk, hogy egy egységes, a napi munkát hatékonyan támogató rendszert kapjunk ami a megfelelő, gyors információval látja el a munkatársakat és a vezetőket is. Mivel többen nem dolgoztak még hasonló rendszerrel ezért fontos volt, hogy a munkatársak is megértsék, miért van szükség bizonyos esetekben a korábbiakban megszokottnál több információ felvitelére a rendszerbe.”

A sikeres bevezetés feltétele, hogy nem csak a bevezető szállítónak, hanem a vásárlónak is van feladata, ami olykor jelentős plusz munkát jelent a meglévő napi feladatok mellé. 

“Próbáltunk felkészülni a megbeszélt feladatokra, de a vállalat folyamatosan növekvő forgalma miatt ez nem volt egyszerű. A kiválasztási folyamat alatt tapasztalt segítőkész hozzáállás a bevezetés alatt is nagy segítség volt a REVOLUTION részéről, ami folyamatosan támogatta és vitte előre a projektet."
A rendszer használata során hamar tapasztalhatóvá vált, hogy
mennyivel könnyebben tudunk után követni egy-egy áruforgalmi
tevékenységet, valamint az egyszeres adminisztráció rengeteg
hibázási lehetőséget kizárt.

Pék András - Infosector Kft.
értékesítő
A bevezetett rendszert az Infosector több lépcsőben, a szervezeti és strukturális, valamint a humán erőforrás átalakítások ütemében veszi birtokba. Első lépésként, kiváltva a korábbi különálló nyilvántartásokat, a pénzügyi és a kereskedelmi részlegek kezdték el használni a rendszert. A rendszer hamar bizonyította, hogy egy megfelelően paraméterezett rendszer, jól átgondolt és kialakított automatizmusokkal - mint a számlázási automatizmusok - hatékonyan tudja támogatni a vállalkozást, hiszen a háromszorosára nőtt megrendelésállományt a korábbi humánerőforrással is képesek voltak kiszolgálni. Bár a korábbi szigetrendszerek, nyilvántartások többségét kiváltotta a deep.erp rendszer, de egy korábban fejlesztett, egyedi munkalap nyilvántartó megoldást megtartottak, amihez egyedi fejlesztésként rendeltek interface-t, biztosítva a két rendszer közötti automatikus adatátadást.

“ Az egyedi fejlesztés első lépéseként készítettünk egy vázlatot, ami nagyvonalakban tartalmazta az elképzeléseinket, amiből egy részletes követelményspecifikáció készült. Az időben lkészült egyedi funkció tökéletesen lefedi a  követelményspecifikációban foglaltakat.”

Második lépésként tervezi az Infosector a könyvelés kezelését is a deep.erp rendszerükben, amit jelenleg még külső szolgáltató végez a saját rendszerében. Szervezeti és humán erőforrás átalakítás után a céljuk, hogy a könyvelés is a deep.erp-n belül történjen, hiszen már most is, a bevezetés során felparaméterezett rendszernek köszönhetően a könyvelés 80-90%-ban kész lenne.

Előnyök

“Az elmúlt egy év tapasztalata az, hogy jó ütemben, a várakozásoknak megfelelően tudtuk használatba venni a rendszert, ami érezhető hatékonyságnövekedést eredményezett a vállalkozásunkban. A REVOLUTION-nal a projekt alatt együtt kialakított folyamataink és ötleteink alapja lehet a vállalatvezetés által meghatározott növekedési céljainknak.”

  • egységes adatbázis, ami megszűntette a korábbi adat duplikációt és hibázási lehetőségeket, valamint felgyorsította a kimutatások elkészítését
  • a beépített Excel adatelemző egyedi kimutatásokat tesz lehetővé egyszerűen
  • jelentősen megnőtt az információk mennyiségének és felhasználásának lehetősége
  • előre kialakított automatizmusok csökkentik a humánerőforrás terheltségét és növelik a hatékonyságot
  • az egyedi fejlesztés lehetővé teszi más rendszerrel való automatikus adatcserét
  • olyan funkciókat is tartalmaz, ami nem csak a rendszer hasznosságát, hanem napi használhatóságát is növeli