Modern alapokra helyezett
professzionális vállalati dokumentum- és munkafolyamat menedzsment

Az M-Files bevezetése egy alapos felméréssel kezdődött, ahol meghatározásra kerültek, hogy milyen dokumentumokat kezelnek a szervezeten belül, azokat milyen jellemzőkkel lenne célszerű felruházni. A munkafolyamatokat is lépésről lépésre végig vették, felülvizsgálták, optimalizálták, néhol egyszerűsítették. Elméletben előre lefektették az alapokat, ezért a rendszer teszt telésénél már csak apróbb módosításokra volt szükségük a hatékonyabb operatív működés eléréséhez.

A Fevita Hungary Zrt. célként fogalmazta meg, hogy minden dokumentum csak az M-Files rendszerében keletkezhet, módosulhat (a verziókövetés és korábbi verzió visszaállítása megoldott) és kerülhet véglegesítésre, továbbá a beérkező dokumentumok is ebben kerülnek tárolásra. Az M-Files különböző keresési struktúrájának kialakításával, többfajta logika szerinti csoportosítással tekinthetők meg a dokumentumok, miközben csupán egyszer vannak tárolva a rendszerben, így minden felhasználó megtalálja a munkájához legjobban használható nézetet, vagy alakítja ki a sajátját. Ezzel a korábbi nyilvántartó excel táblákat is ki tudták váltani. Az M-Files rendszer képes keresni a dokumentum nevében, jellemzőiben és magában a tartalomban is, továbbá a kereshető dokumentum mellé (word, excel, pdf, stb.) csatolható a szkennelt kép is, a többfájlos dokumentumnak köszönhetően. Egy egyszerű kereséssel így könnyen megtalálható minden dokumentum tartalom. Az M-Filesban az adott munkafolyamati lépésekhez határidő rendelhető, amelyhez figyelmeztető értesítések, emlékeztető e-mailek küldése beállítható, így a felhasználók feladat delegálása automatikusan megtörténik. A munkafolyamati lépések állapotának folyamatos vizsgálatával a szervezet hatékonysága nő, hiszen időben észlelhető az elakadás, vagy az olyan eset, amikor nehézség lép fel a folyamatokban. Az M-Files Az M-Files rendszerben a jogosultságkezelés nem csak személyre szabottan, hanem felelősségi körökre is kialakítható. Az új felhasználót egy előre definiált csoportba lehet felvenni és nem szükséges minden beállítást elölről elkezdve megtenni. A felhasználók törlése is egyszerű, mindösszesen a név mögött megjelenő „törölt” szó jelzi, hogy már nem aktív, viszont visszakereshetők maradnak a korábbi módosítások. Üzemeltetési szempontból előnyként értékelik, hogy az adatokat egy adatbázisban tartja nyilván az M-Files rendszere, ezért elég egy adatbázis biztonsági mentéséről gondoskodni. Az M-Files megfelelő dokumentálásnak köszönhetően a kérdéseikre gyorsan és egyszerűen választ kapnak, nem szükséges az ügyfélszolgálathoz fordulni. A bevezetése előtt papír alapon kezelték a Fevita Hungary Zrt -nél a dokumentumokat, ezért néhány munkatárs attól tartott, hogy nehezen fogja megtanulni a rendszer kezelését. Az M-Files felhasználóbarát, így minden felhasználó gyorsan belerázódott a rendszer egyszerű kezelésébe, sőt, a mobil applikációt is előszeretettel veszik igénybe.

A munkatársak szerint egy olyan rendszerük van, amiben minden megtalálható, kezdve a szerződéstől, a teljesítési igazoláson át a számláig, visszakereshetők, nem kell a papír alapú iratokat másolni és gyorsabban meg is találják a dokumentumokat, mint eddig, hiszen nem kell a mappákban keresgélni.

• az M-Files használatával a cég hatékonyabb és gyorsabb
• az iratokat egy rendszerben tárolják, jogosultságokkal szabályozva
• a mobil eszköz segítségével bárhol, bármikor kinyerhető az információ, jóváhagyható a folyamat adott lépése, megszűntek a kollégák közötti erre irányuló telefonos egyeztetések
• a vállalat jövőbeni víziójához illeszkedik a rendszer, további folyamatokkal kívánják bővíteni az irattár jelenlegi szerkezetét,
• a felhasználók napi szintű feladatainak delegálása csökkent.